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ZotFile permet d'extraire automatiquement les passages surlignés et les annotations d'un fichier PDF et de les insérer dans une note fille.

Pour ce faire, sélectionnez un document, faites un clic droit, puis Gérer les pièces jointes > Extraire les annotations.

Une note fille sera créée pour ce document, avec comme titre Annotations extraites (date et heure).

À la suite de chaque citation, le nom de l'auteur, la date et la page s'afficheront en hyperlien vers l'extrait dans le fichier PDF. Il est possible de changer ce comportement dans les préférences, via Outils > Préférences de ZotFile, à l'onglet Paramètres avancés.

Par défaut, Zotero renomme les fichiers sous la forme : Auteur - Date - Titre. ZotFile permet de contrôler plus finement les noms de fichier.

Dans les préférences de ZotFile, via Outils > Préférences de ZotFile, à l'onglet Règles de renommage, vous pouvez spécifier comment les fichiers sont renommés à partir des métadonnées du document ainsi que tout autre caractère que vous voulez ajouter.

Notez que la case Utiliser les options de Zotero désactive les options de renommage de ZotFile.

Métadonnées disponibles

Les métadonnées les plus couramment utilisées pour renommer un fichier sont :

• %a : nom de famille de l'auteur
• %y : année de publication
• %t : titre du document
• %j : titre de la revue

La liste complète des métadonnées qui peuvent être utilisées pour renommer un fichier se trouve sur le site de Zotfile : Renaming Rules.

Caractère de contenu conditionnel : {}

Vous pouvez utiliser les accolades pour identifier du contenu conditionnel à la présence d'un champ.

Par exemple, avec la règle suivante :

{%a}{_%y}

Si la référence ne comprend pas de date (%y), le contenu de l'accolade ne s'affichera pas. Donc au lieu d'avoir le nom de fichier Lavoie_ s'il n'y a pas de date pour le document, on obtiendra : Lavoie.

Caractère spécifiant une alternative en cas de contenu inexistant : |

La barre verticale est utilisée pour afficher un contenu alternatif qui sera utilisé seulement si le premier champ n'est pas disponible.

Par exemple, avec la règle suivante :

%a|%t{_%y}

S'il y a un auteur, un titre et une date, on obtiendra le nom de fichier : Sauvageau_2017.

S'il y n'y a pas d'auteur, mais un titre et une date, on obtiendra le nom de fichier : Rapport annuel_2017.

Il n'est pas possible d'intégrer des caractères supplémentaires variant selon le champ utilisé. Par exemple, il n'est pas possible de déterminer qu'un auteur est précédé d'un tiret et un titre d'un soulignement. Si vous inscrivez la règle suivante :

-%a|_%t

Le soulignement sera ignoré et l'auteur ou le titre sera précédé d'un tiret.

Options de renommage

Plusieurs autres options de renommage sont disponibles au bas de cette même fenêtre. Par exemple, vous pouvez spécifier le nombre maximal de caractères utilisés pour le titre ou le nombre maximal d'auteurs à ajouter dans le nom de fichier.