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Utiliser les listes prédéfinies

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Le logiciel crée trois listes de termes par défaut à partir du contenu de la bibliothèque : Authors, Journals et Keywords.

Capture d'écran

Les listes de termes prédéfinies permettent d'assurer une uniformité des termes présents dans votre bibliothèque.

Si vous entrez un terme dans un champ d'un bordereau et qu'il n'est pas présent dans la liste associée à ce champ, il sera affiché en rouge jusqu'à ce que la référence soit enregistrée. 

Insérer un terme déjà utilisé

Pour assurer une constance lors de la saisie de données, vous pouvez vérifier la forme déjà présente dans la liste correspondante.

  1. Dans le bordereau de la référence, positionnez votre curseur dans le champ désiré puis appuyez sur les touches CRTL et 1;
  2. La liste des termes associée à ce champ s'affichera;
    Capture d'écran
  3. Pour ajouter le terme repéré dans la liste, cliquez sur Insert Term ou double-cliquez sur celui-ci.

Gérer les termes d'une liste

Pour gérer les termes des listes :

  1. Sélectionnez Tools > Define Term Lists;
  2. Sélectionnez la liste désirée;
  3. Allez à l'onglet Terms;
  4. Vous pourrez ajouter des termes ou, après en avoir sélectionné un, le modifier ou le supprimer.

La modification des termes dans une liste n'aura pas d'impact sur les termes déjà entrés dans vos références. Pour les modifier, utilisez la fonction Rechercher et remplacer des caractères.

 Gérer les listes prédéfinies

À partir de l'onglet Lists, vous pouvez :

  • créer une nouvelle liste;
  • renommer une liste existante;
  • supprimer une liste;
  • forcer la mise à jour d'une liste avec la fonction Update List. Toutes les données actuellement dans la bibliothèque qui ne sont pas dans la liste seront ajoutées;
  • exporter ou importer les termes d'une liste depuis une autre bibliothèque;
  • lier une liste à un ou des champs précis avec la fonction Link List. La fonction est également disponible directement sous le menu Tools. Un champ ne peut être lié qu'à une seule liste, mais une liste peut être liée à plusieurs champs.

Capture d'écran

Une liste prédéfinie est associée à la bibliothèque où elle se trouve et non au logiciel. Il est possible d'exporter et d'importer les termes d'une liste dans une autre bibliothèque.

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