Carrefour gestion bibliographique

Organiser ses références

Trier et organiser

À l'ouverture d'une bibliothèque, la fenêtre de visualisation présente un affichage sommaire des références.

Trier des références

Par défaut, les références sont affichées par ordre d'entrée dans la bibliothèque. Pour trier les références par ordre croissant, cliquez sur l'entête du champs désiré. Cliquez une seconde fois sur l'entête pour appliquer le tri inverse.

Capture d'écran.

Pour faire afficher en premier les références qui contiennent des documents joints, cliquez sur l'icône de trombone dans l'entête.

Tri multi-critères

Il est aussi possible d'appliquer un tri multi-critères, afin, par exemple, de trier par auteur (en ordre alphabétique) puis par date de publication (du plus récent au plus ancient).

  1. Sélectionnez Tool > Sort Library;
  2. Dans la fenêtre qui apparaît, pour chaque niveau de tri, indiquez le champ sur lequel trier et l'ordre de tri : alphabétique ou inversé;
    Capture d'écran.
  3. Cliquez sur Ok. Les références seront triées.

Marquer des références comme lues ou non-lues

Il est possible d'indiquer si chaque référence a été lue ou non. Il suffit de cliquer sur le cercle vide ou plein pour inverser la sélection. Les références seront automatiquement marquées comme lues à l'ouverture du bordereau de référence.

Capture d'écran

Par défaut, une référence non lue apparaîtra en gras dans la liste des références. Il est possible de modifier ces comportements, en sélectionnant Edit > Preferences > Read/Unread (Windows) ou EndNote X9 > Preferences > Read/Unread (Mac).

Capture d'écran

Évaluation des références

Il est possible d'indiquer votre appréciation pour chaque référence à l'aide d'étoiles sur une échelle de une à cinq. Par la suite, vous pourrez rapidement identifier les documents intéressants.

Capture d'écran.

Créer et gérer des groupes

Les groupes sont des sous-ensembles de références établis selon des critères précis. Les références peuvent se retrouver dans plusieurs groupes.

La fenêtre des groupes, qui liste tous les groupes existants, se trouve à la gauche de l'interface de la bibliothèque.

Groupes permanents et temporaires

Les trois premiers groupes sont permanents :

  • All References affiche toutes les références contenues dans la bibliothèque;
  • Unfiled contient les références qui ne sont associées à aucun groupe simple;
  • Trash contient les références qui ont été effacées mais qui n'ont pas encore été éliminées de façon permanente.

Les groupes suivants s’affichent au besoin :

  •  (votredocument.docx) affiche toutes les références contenues dans le document Word dans lequel vous travaillez;
  •  Duplicate References affiche tous les doublons repérés suite à une recherche de doublons;
  •  Imported References affiche les dernières références importées à partir d’une base de données bibliographique;
  •  Search Results affiche les références repérées suite à une recherche dans votre bibliothèque EndNote.
  •  Recently Added affiche les références ajoutées durant la session de travail actuelle

Capture d'écran.

Groupes personnalisés

Vous pouvez créer vos propres groupes afin de gérer plus facilement les références de votre bibliothèque. Vous pouvez créer des groupes de trois types :

  • Group Capture d'écran. : Un groupe simple se construit en y ajoutant manuellement des références. Un groupe simple que vous partagez via EndNote Web sera affiché avec l'image Capture d'écran..
  • Smart group Capture d'écran. : Un groupe intelligent se compile automatiquement en fonction des critères de recherche que vous aurez définis.
  • Create from group Capture d'écran. : Un groupe qui est créé par la combinaison de groupes existants.

 

Groupes

Procédure pour créer un groupe et y ajouter des références

  1. Sélectionnez Groups > Create Group,
  2. Dans la fenêtre des groupes, une fenêtre New Group apparaît en surbrillance pour l'édition, inscrivez un nom pour le groupe;
  3. Pour ajouter des références au groupe, sélectionnez les références à inclure;
    Pour sélectionner plusieurs références : Cliquez sur les références et maintenez la touche Ctrl enfoncée.
    Pour sélectionner des références en bloc
    : Cliquez sur la première référence, maintenez la touche Maj (Shift) enfoncée, cliquez sur la dernière référence.
  4. Sélectionnez Group > Add References to > Nom de votre groupe. Vous pouvez également glisser les références choisies et les déposer sur le nom du groupe;
  5. Sélectionnez le groupe pour afficher les références.

Pour créer un groupe simple à partir de références sélectionnées

  1. Sélectionnez les références;
  2. Sélectionnez Groups > Add References to > Create Custom Group;
  3. Dans la fenêtre des groupes, une fenêtre New Group apparaît en surbrillance pour l'édition, inscrivez un nom pour le groupe;
  4. Les références sont intégrées au groupe.
  • Une référence effacée d'un groupe ne disparaît pas du groupe All References. Les groupes ne servent qu'à gérer et à retrouver vos références en fonction de critères définis selon vos besoins.
  • Inversement, une référence effacée de la bibliothèque, c'est-à-dire du groupe All References, disparaîtra des groupes auxquels elle est associée.
  • Une référence peut appartenir à plusieurs groupes. 
Groupes intelligents

Le groupe intelligent est créé à partir d'une expression de recherche et est alimenté automatiquement aussitôt qu'une référence correspond aux critères établis.

Procédure pour créer un groupe intelligent

  1. Sélectionnez Groups > Create Smart Group;
  2. Une fenêtre apparaîtra pour vous permettre de nommer ce groupe intelligent et d'établir la stratégie de recherche qui permettra de l'alimenter automatiquement.

Capture d'écran.

Il n'est pas possible d'ajouter manuellement une référence dans un groupe intelligent.

Procédure pour créer un groupe intelligent à partir de la fenêtre de recherche

  1. Dans l'onglet de recherche (Search), inscrivez vos critères de recherche;
  2. Une fois la requête prête, sélectionnez Options > Convert to Smart Group;
    Capture d'écran.
  3. Le groupe intelligent sera créé et sera mis à jour à chaque fois que vous enregistrerez une référence correspondant à la stratégie de recherche.

En tout temps, vous pouvez modifier les conditions qui permettent d'associer une référence à un groupe intelligent.

  1. Sélectionnez le groupe;
  2. Sélectionnez Groups > Edit Group;
  3. Modifiez le nom du groupe et/ou les critères de recherche.
Groupe de groupes

Vous pouvez regrouper plusieurs types de groupes en un seul afin de réorganiser vos références.

Pour créer un groupe de groupes :

  1. Sélectionnez Groups > Create from Groups;
  2. Attribuez-lui un nom;
  3. Grâce au menu déroulant apparaissant sous Include References in, sélectionnez jusqu'à 10 groupes qui répondent à vos critères;
  4. Utilisez les opérateurs logiques And, Or et Not pour déterminer le contenu de ce groupe de groupes.

    Capture d'écran.

Note :

  • Vous pouvez modifier la définition d'un groupe combiné en utilisant la fonction Edit Group du menu contextuel.
  • Les fonctions de gestion des groupes (Renommer - Rename, Effacer - Delete, etc.) sont également disponibles sous Groups de la barre de menu.
Organiser ses groupes

Pour organiser les groupes, vous pouvez créer des ensembles de groupes grâce à la fonction Groups > Creat Group Set.

Les commandes liées à la gestion des groupes sont disponibles sous la fonction Groups de la barre de menu et par le
menu contextuel apparaissant avec le clic-droit.  

Procédure pour déplacer un groupe vers un autre ensemble de groupes

  1. Cliquez sur le titre du groupe que vous souhaitez déplacer;
  2. Glissez le groupe vers l'autre ensemble de groupes et déposez-le n'importe où dans cet ensemble.

Procédure pour supprimer un groupe personnalisé

  1. Sélectionnez le groupe à supprimer, puis Groups > Delete Group. La fonction est également accessible à partir du
    menu contextuel;
  2. Pour confirmer la suppression du groupe, cliquez sur Yes.

Seul le groupe choisi est effacé; les références qu'il contenait ne sont pas supprimées de votre bibliothèque.

Annoter ses références

Le champ Research Notes permet d'annoter ses références, vous pouvez y inscrire jusqu'à 16 pages d'informations jugées utiles. Ces ajouts personnalisés permettent, par exemple, de :

  • gérer, à partir d'un seul endroit, toutes les informations en rapport avec un document donné (synthèses, annotations, commentaires, suivis de lecture, etc.);
  • conserver des extraits de texte jugés pertinents, éventuellement pour les insérer comme citations;
  • profiter de la fonction Search References pour retracer les références, les extraits, gérer les suivis, etc.

Les champs Notes et Abstract sont utilisés lors de transfert d'information depuis une base de données externe ou d'un catalogue de bibliothèque, préférez le champ Research Notes pour vos notes de lecture.

Fiche de lecture suggérée

Vous pouvez copier la fiche de lecture ci-dessous et la coller dans le champs Research Notes afin de conserver une structure de notes de lecture uniforme pour toutes vos références.

Statut du document

a) À lire prioritairement

b) Intérêt secondaire

c) Signalé par / dans :

d) Autre :

Démarches pour obtenir le document

a) Demande de PEB faite le :

b) Réservation faite le :

c) Autre :

Démarches à faire : 
Définitions à retenir : 
Hypothèse : 
Résultats : 
Discussion : 

Extraits (citations) à retenir

« » page :

« » page :

Critiques / Notes personnelles :

Lien(s) avec d'autres références dans la bibliothèque

Lien(s) avec le travail en cours

Annoter ses documents PDF

Pour connaître la procédure d'ajout d'un fichier PDF, consultez la page Insérer un fichier ou une image.

La gestion des PDFs associés à une référence se fait par l'onglet Attached PDFs, dans la fenêtre à onglets affiché à droite. Cet onglet prend le nom du PDF lié. Lorsqu'il y a plusieurs PDF rattachés à la même référence, chacun sera présenté sur un onglet différent.

Capture d'écran

Pour faciliter la lecture, les documents PDF peuvent être ouverts en plein écran, avec la fonction  Capture d'écranOpen PDF. Le PDF est également accessible par un onglet lorsque le bordeau d'édition complet est ouvert.

Windows

Barre d'outils des documents PDF

Capture d'écran

Capture d'écran  Fermer le plein écran ou Change case Ouvrir le PDF en plein écran

Capture d'écran Sauvegarder, imprimer ou envoyer par courriel

Capture d'écran Changer de page

Capture d'écran Augmenter ou diminuer la taille du texte

Capture d'écran Faire pivoter les pages

Capture d'écran Insérer une note

Capture d'écran Surligner, souligne ou barrer du texte

Capture d'écran Rechercher dans le document

 Annoter un PDF

  1. Cliquez sur la bulle Capture d'écran et placez-la à l'endroit désiré dans le document;
  2. Double-cliquez sur la bulle pour faire apparaître une boîte de texte;
  3. Inscrivez vos annotations.

Pour supprimer une note, faites un clic-droit sur la bulle, puis Delete Annotation.

Surligner, souligner ou barrer du texte dans un PDF

  1. Cliquez sur l'icône de la fonction désirée Capture d'écran;
  2. Sélectionnez le texte, la modification sera effective lorsque vous relâcherez le bouton de la souris.

Pour supprimer le surlignage, faites un clic-droit sur le texte surligné, puis Delete Annotation.

Mac

Barre d'outils des documents PDF

Capture d'écran

Pour afficher la barre d'outil complète, cliquez sur l'icône du crayon dans un carré.

Annoter un PDF

  1. Cliquez sur la bulle Capture d'écran et placez-la à l'endroit désiré dans le document;
  2. Double-cliquez sur la bulle pour faire apparaître une boîte de texte;
  3. Inscrivez vos annotations.

Pour supprimer une note, faites un clic-droit sur la bulle, puis Delete Annotation.

Surligner, souligner ou barrer du texte dans un PDF

  1. Cliquez sur l'icône de la fonction désirée Capture d'écran;
  2. Sélectionnez le texte, la modification sera effective lorsque vous relâcherez le bouton de la souris.

Pour supprimer le surlignage, faites un clic-droit sur le texte surligné, puis Delete Annotation.

Éliminer les doublons

Lorsque vous faites au fil du temps plusieurs recherches dans la même base de données bibliographiques ou si vous faites des recherches dans plusieurs bases, il est fort possible que votre bibliothèque (Library) contienne des références en double.

Par défaut, EndNote repère les doublons en comparant l'information contenue dans les champs auteur, titre et année et sur le principe que les références ont été enregistrées sous le même type de document (i.e. livre, article de périodique, etc.).

Les critères d'identification des doublons peuvent être modifiés dans vos préférences, dans le menu Edit > Preferences > Duplicates (Windows) ou EndNote X9 > Preferences > Duplicates (Mac).

Capture d'écran

Procédure pour repérer et éliminer les doublons

  1. Cliquez sur le groupe All References;
  2. Cliquez sur References > Find Duplicates;
  3. Si des références sont détectées comme identiques, une boite de dialogue Find Duplicates s'ouvre afin de vous permettre de comparer les références et de confirmer qu'il s'agit vraiment de doublons. Il est fortement recommandé d'effectuer cette vérification pour éviter la suppression de faux doublons;
  4. Pour chacune des références comparées, identifiez la référence à conserver en cliquant sur Keep this record; l'autre référence sera placée automatiquement dans la corbeille;
    Capture d'écran
  5. Si EndNote a identifié plus d'une copie (le nombre de copies apparaît dans le coin supérieur gauche de la boite de sélection), vous devez répéter la sélection de la référence à conserver;
  6. S'il s'agit de faux doublons, donc si les deux références sont à conserver, cliquez sur Skip pour passer à la comparaison suivante;
  7. Vous devez prendre une décision pour chacune des références comparées. Lorsqu'il n'y aura plus de références à comparer, la boite de dialogue Find Duplicates disparaîtra. Si vous souhaitez apporter une modification à la notice à conserver, vous pouvez le faire directement dans la référence qui est affichée.
  8. Pour annuler le processus de vérification et supprimer les doublons détectés, cliquez sur Cancel. Si vous n'avez pas identifié manuellement toutes les références à conserver, EndNote placera les références restantes qu'il a détectées comme doublons dans un groupe temporaire (Duplicate References).

Éliminer les doublons lors de l'importation indirecte

Lors d'une importation indirecte de références provenant d'une base de données, vous pouvez établir vos paramètres d'importation afin d'éliminer automatiquement les références en double, donc celles qui se trouvent déjà dans votre base de données.

Capture d'écran

Insérer un fichier ou une image

EndNote permet d'attacher jusqu'à 45 fichiers de différents formats (PDF, Word, Excel, etc.) à une même référence dans le champ File Attachments du bordereau. Il suffit d'enregistrer ces fichiers sur votre ordinateur et de les attacher à la référence correspondante.

Insérer un fichier

Procédure pour joindre un fichier à une référence

  1. Sélectionnez la référence dans laquelle vous souhaitez joindre un fichier;
  2. Cliquez sur le trombone dans la fenêtre à onglets;
    or-inserer-1
  3. Une boîte de dialogue apparaîtra;
    or-inserer-2
  4. Sélectionnez le document à insérer. Notez que l'option Copy this file to the defaut attachement folder and create a relative link doit être cochée pour que les fichiers soient copiés dans la base de données. EndNote fera une copie pour chacun des documents et les conservera dans le dossier Data de votre bibliothèque. Les fichiers joints seront toujours disponibles. Si l'option Copy this file to the defaut attachement folder and create a relative link n'est pas cochée, EndNote conservera seulement le lien vers l'emplacement actuel du document. Vous devrez joindre à nouveau les fichiers si ceux-ci ou la bibliothèque sont déplacés;

Le document est maintenant inséré dans le champ File Attachments de la référence.

Capture d'écran.

Un trombone apparaît à l'affichage sommaire pour indiquer qu'un fichier est attaché à cette référence.

Capture d'écran.

Insérer une figure (image, graphique, etc.)

EndNote permet d'associer une figure à une référence.

Lorsqu'une figure est liée à une référence dans le champ Figure, la fonction de citation dans le texte (Cite While You Write) permet d'insérer cette image et sa légende inscrite dans le champ Caption dans un document. Consultez la page Insérer une image dans un document pour en savoir plus.

Chaque référence peut contenir une seule figure dans le champ Figure. Si vous insérez un deuxième fichier, EndNote remplacera l'image en place. L'image précédente sera effacée du dossier Data.

 

Procédure pour insérer une figure dans le champ Figure

  1. Ouvrez la référence;
  2. Sélectionnez References > Figure > Attach Figure ou sélectionnez l'icone Capture d'écran. Attach Figure disponible dans la barre d'outils;
  3. Cliquez sur Choose File pour ouvrir la boîte de dialogue;

    Capture d'écran.
  4. Localisez le fichier que vous souhaitez attacher à la référence;
  5. Sélectionnez le fichier visé puis cliquez sur ouvrir pour copier le fichier dans votre référence;
  6. La figure apparaît comme une imagette dans le champ Figure de votre référence;
  7. Inscrivez la légende de la figure dans le champ Caption du bordereau.
    Capture d'écran.

Pour une version à jour, consulter le site Carrefour gestion bibliographique.