À l'ouverture d'une bibliothèque, la fenêtre de visualisation présente un affichage sommaire des références.

Trier des références

Par défaut, les références sont affichées par ordre d'entrée dans la bibliothèque. Pour trier les références par ordre croissant, cliquez sur l'entête du champs désiré. Cliquez une seconde fois sur l'entête pour appliquer le tri inverse.

Pour faire afficher en premier les références qui contiennent des documents joints, cliquez sur l'icône de trombone dans l'entête.

Tri multi-critères

Il est aussi possible d'appliquer un tri multi-critères, afin, par exemple, de trier par auteur (en ordre alphabétique) puis par date de publication (du plus récent au plus ancient).

1. Sélectionnez Tool > Sort Library;
2. Dans la fenêtre qui apparaît, pour chaque niveau de tri, indiquez le champ sur lequel trier et l'ordre de tri : alphabétique ou inversé;
   
3. Cliquez sur Ok. Les références seront triées.

Marquer des références comme lues ou non-lues

Il est possible d'indiquer si chaque référence a été lue ou non. Il suffit de cliquer sur le cercle vide ou plein pour inverser la sélection. Les références seront automatiquement marquées comme lues à l'ouverture du bordereau de référence.

Par défaut, une référence non lue apparaîtra en gras dans la liste des références. Il est possible de modifier ces comportements, en sélectionnant Edit > Preferences > Read/Unread (Windows) ou EndNote X9 > Preferences > Read/Unread (Mac).

Évaluation des références

Il est possible d'indiquer votre appréciation pour chaque référence à l'aide d'étoiles sur une échelle de une à cinq. Par la suite, vous pourrez rapidement identifier les documents intéressants.

Le champ Research Notes permet d'annoter ses références, vous pouvez y inscrire jusqu'à 16 pages d'informations jugées utiles. Ces ajouts personnalisés permettent, par exemple, de :

• gérer, à partir d'un seul endroit, toutes les informations en rapport avec un document donné (synthèses, annotations, commentaires, suivis de lecture, etc.);
• conserver des extraits de texte jugés pertinents, éventuellement pour les insérer comme citations;
• profiter de la fonction Search References pour retracer les références, les extraits, gérer les suivis, etc.

Les champs Notes et Abstract sont utilisés lors de transfert d'information depuis une base de données externe ou d'un catalogue de bibliothèque, préférez le champ Research Notes pour vos notes de lecture.

Fiche de lecture suggérée

Vous pouvez copier la fiche de lecture ci-dessous et la coller dans le champs Research Notes afin de conserver une structure de notes de lecture uniforme pour toutes vos références.

Lorsque vous faites au fil du temps plusieurs recherches dans la même base de données bibliographiques ou si vous faites des recherches dans plusieurs bases, il est fort possible que votre bibliothèque (Library) contienne des références en double.

Par défaut, EndNote repère les doublons en comparant l'information contenue dans les champs auteur, titre et année et sur le principe que les références ont été enregistrées sous le même type de document (i.e. livre, article de périodique, etc.).

Les critères d'identification des doublons peuvent être modifiés dans vos préférences, dans le menu Edit > Preferences > Duplicates (Windows) ou EndNote X9 > Preferences > Duplicates (Mac).

Procédure pour repérer et éliminer les doublons

1. Cliquez sur le groupe All References;
2. Cliquez sur References > Find Duplicates;
3. Si des références sont détectées comme identiques, une boite de dialogue Find Duplicates s'ouvre afin de vous permettre de comparer les références et de confirmer qu'il s'agit vraiment de doublons. Il est fortement recommandé d'effectuer cette vérification pour éviter la suppression de faux doublons;
4. Pour chacune des références comparées, identifiez la référence à conserver en cliquant sur Keep this record; l'autre référence sera placée automatiquement dans la corbeille;
   
5. Si EndNote a identifié plus d'une copie (le nombre de copies apparaît dans le coin supérieur gauche de la boite de sélection), vous devez répéter la sélection de la référence à conserver;
6. S'il s'agit de faux doublons, donc si les deux références sont à conserver, cliquez sur Skip pour passer à la comparaison suivante;
7. Vous devez prendre une décision pour chacune des références comparées. Lorsqu'il n'y aura plus de références à comparer, la boite de dialogue Find Duplicates disparaîtra. Si vous souhaitez apporter une modification à la notice à conserver, vous pouvez le faire directement dans la référence qui est affichée.
8. Pour annuler le processus de vérification et supprimer les doublons détectés, cliquez sur Cancel. Si vous n'avez pas identifié manuellement toutes les références à conserver, EndNote placera les références restantes qu'il a détectées comme doublons dans un groupe temporaire (Duplicate References).

Éliminer les doublons lors de l'importation indirecte

Lors d'une importation indirecte de références provenant d'une base de données, vous pouvez établir vos paramètres d'importation afin d'éliminer automatiquement les références en double, donc celles qui se trouvent déjà dans votre base de données.

EndNote permet d'attacher jusqu'à 45 fichiers de différents formats (PDF, Word, Excel, etc.) à une même référence dans le champ File Attachments du bordereau. Il suffit d'enregistrer ces fichiers sur votre ordinateur et de les attacher à la référence correspondante.

Insérer un fichier

Procédure pour joindre un fichier à une référence

1. Sélectionnez la référence dans laquelle vous souhaitez joindre un fichier;
2. Cliquez sur le trombone dans la fenêtre à onglets;
   
3. Une boîte de dialogue apparaîtra;
   
4. Sélectionnez le document à insérer. Notez que l'option Copy this file to the defaut attachement folder and create a relative link doit être cochée pour que les fichiers soient copiés dans la base de données. EndNote fera une copie pour chacun des documents et les conservera dans le dossier Data de votre bibliothèque. Les fichiers joints seront toujours disponibles. Si l'option Copy this file to the defaut attachement folder and create a relative link n'est pas cochée, EndNote conservera seulement le lien vers l'emplacement actuel du document. Vous devrez joindre à nouveau les fichiers si ceux-ci ou la bibliothèque sont déplacés;

Le document est maintenant inséré dans le champ File Attachments de la référence.

Un trombone apparaît à l'affichage sommaire pour indiquer qu'un fichier est attaché à cette référence.

Insérer une figure (image, graphique, etc.)

EndNote permet d'associer une figure à une référence.

Lorsqu'une figure est liée à une référence dans le champ Figure, la fonction de citation dans le texte (Cite While You Write) permet d'insérer cette image et sa légende inscrite dans le champ Caption dans un document. Consultez la page Insérer une image dans un document pour en savoir plus.

Procédure pour insérer une figure dans le champ Figure

1. Ouvrez la référence;
2. Sélectionnez References > Figure > Attach Figure ou sélectionnez l'icone Attach Figure disponible dans la barre d'outils;
3. Cliquez sur Choose File pour ouvrir la boîte de dialogue;
   
   
4. Localisez le fichier que vous souhaitez attacher à la référence;
5. Sélectionnez le fichier visé puis cliquez sur ouvrir pour copier le fichier dans votre référence;
6. La figure apparaît comme une imagette dans le champ Figure de votre référence;
7. Inscrivez la légende de la figure dans le champ Caption du bordereau.