Zotero est un logiciel de gestion bibliographique complet, libre et gratuit, apprécié pour sa facilité de prise en main.
Il permet notamment :
Zotero, créé et maintenu par le Roy Rosenzweig Center for History and New Media de la George Mason University et la Corporation for Digital Scholarship :
Le présent guide décrit plus précisément Zotero en environnement Windows avec Microsoft Office.
L'interface de Zotero est composée de trois sections :
La barre d'outils permet d'effectuer plusieurs opérations dans sa bibliothèque Zotero.
La boîte de recherche simple permet de rechercher Partout (par défaut), dans Titre, Créateur, Année ou dans Champs & Marqueurs.
Nouvelle collection : pour classer ses documents
Nouveau groupe/Nouveau flux
Nouveau document : ajout manuel
Ajouter un document par son identifiant
Nouvelle note
Ajouter un fichier joint
Recherche avancée
Recherche simple
Localiser
Synchroniser avec zotero.org
Une méthode rapide pour ajouter des références est de cliquer sur (Ajouter un document par son identifiant) dans la barre d'outils Zotero. Saisissez le numéro ISBN du livre, le DOI (Digital Object Identifier) ou encore le PubMed ID de l'article.
Zotero se charge de capturer la référence correspondant à l'identifiant.
Il est rare de devoir créer une notice vierge manuellement avec Zotero, car il est souvent possible de capturer la page Web et ainsi récupérer une partie des informations. Par exemple, on peut capturer la page Web, puis changer le type de document en modifiant / ajoutant les champs nécessaires. Pour un livre imprimé, vous pouvez faire une recherche dans le catalogue mondial WorldCat, qui contient les informations bibliographiques à propos de plus de deux milliards d'ouvrages.
Pour qu’une référence s’affiche correctement lors de la rédaction, il est important de respecter certaines règles de saisie. Pour plus de détails, consultez la page Vérifier et corriger ses références.
Il est possible d'ajouter un PDF à sa bibliothèque puis d'en extraire les métadonnées (titre, auteur, etc.) afin de créer une nouvelle référence. Zotero lancera une recherche sur le Web dans différentes sources pour récupérer ces informations. La présence d'un DOI dans le PDF augmente les probabilités de trouver les métadonnées.
Pour en savoir plus sur les PDF et autres fichiers joints, consultez la page Gérer les PDF et les fichiers joints.
Pour obtenir des citations et des bibliographies correctement présentées, il est important de vérifier l'onglet Info de chaque référence puis d'effectuer les corrections au besoin.
Le type de document doit correspondre au document décrit (article de revue, livre, page Web, etc.) car il détermine les champs offerts. Zotero propose une vingtaine de types de documents.
Il est possible de modifier le type de document d'une référence en cliquant dans la boîte Type de document de l'onglet Info. Par exemple, vous pouvez transformer une référence de Livre en Chapitre de livre pour obtenir un article d'ouvrage collectif.
Vérifiez qu'il n'y a pas de point à la fin du titre.
Puisque les règles d'utilisation des majuscules varient d'une langue à l'autre, il est possible que la casse (majuscules) de votre titre soit incorrecte. Un clic droit sur le champ Titre fait apparaître un menu Transformer le texte. Vous pouvez alors sélectionner Initiales En Majuscules ou Lettre capitale en début de phrase.
L'auteur doit être inscrit dans deux boîtes séparées, le nom précédant le prénom.
Il est possible d'inverser le contenu des champs si le prénom a été inscrit dans la case nom et inversement. Faites un clic droit sur le champ à corriger puis sélectionnez Inverser prénom/nom.
Pour les auteurs collectifs, utilisez le champ unique. Vous pouvez passer du champ unique aux deux boîtes en cliquant sur les rectangles à droite du nom.
Vous pouvez ajouter ou supprimer des auteurs à l'aide des signes plus (+) ou moins (-).
Il est possible de spécifier le type d'auteur en cliquant sur la flèche précédent le libellé Auteur.
Notez que le terme Éditeur dans cette liste déroulante correspond au directeur d'un ouvrage collectif.
Inscrire simplement le numéro (1, 2, 3, etc.) dans le champ Édition. Zotero transformera automatiquement le style dans votre bibliographie. Par exemple, en inscrivant 3, le style APA affichera (3e éd.) dans votre bibliographie.
Les notes permettent d'ajouter une précision à une référence ou une collection. Il est possible de créer une note indépendante dans une collection ou une note associée à une référence. Le texte de ces notes est cherchable.
Vous pouvez aussi sélectionner (Nouvelle note) > Ajouter une note fille pour obtenir le même résultat.
La boîte de recherche du menu Zotero permet de chercher parmi toutes les références. La recherche s'effectue dans tous les champs des documents, mais aussi dans les marqueurs et les notes.
La recherche avancée permet une plus grande précision dans sa recherche.
Si vous sauvegardez par mégarde deux fois la même référence, il est possible d'éliminer les doublons ou de les fusionner.
La section Mes publications permet de présenter les références de vos publications dans votre profil public Zotero. Par défaut, le texte intégral n'est pas partagé, à moins que vous choisissiez de le joindre en spécifiant une licence creative commons.
Pour diffuser le texte intégral de vos publications, vous devez vous assurer de posséder les droits. Vérifiez dans votre contrat avec la maison d'édition ou la revue. Pour les articles de périodiques, vous pouvez vérifier les permissions avec SherpaRomeo ou valider sur le site Web de la revue.
Pour ajouter des références à Mes publications, vous devez avoir un compte Zotero et avoir activé la synchronisation en ligne. Puis :
Pour accéder aux préférences :
Cet onglet vous permet de configurer l'interface, la gestion des fichiers, les marqueurs, la corbeille et les groupes. À titre d'exemple, les options de Gestion des fichiers pourraient vous faire économiser de l’espace de stockage.
La configuration est indispensable pour :
Pour configurer la synchronisation, inscrivez les identifiants de votre compte Zotero puis cliquez sur Régler la synchronisation.
Les références bibliographiques de Ma Bibliothèque et des bibliothèques de groupe sont synchronisées avec votre compte Zotero en ligne sans limite d'espace. Vos fichiers joints (PDF, captures-écran, etc.) sont synchronisés par défaut avec Zotero file Storage qui a une limite de 300Mo. Il y a des solutions permettant obtenir plus d'espace pour synchroniser vos fichiers. Pour en savoir plus, consultez la page Synchroniser en ligne.
Cet onglet offre les options pour la copie rapide et le codage de caractères.
Pour la copie rapide d'une référence bibliographique par copier-coller ou glisser-déposer, sélectionnez dans Format par défaut le style bibliographique à utiliser.
Dans l'éventualité d'un problème de codage de caractères à l'importation d'un fichier, vous pouvez spécifier le codage approprié.
Assurez-vous que l'extension Zotero Connector est installée dans votre navigateur (disponible uniquement dans Firefox, Chrome et Safari).
Pour accéder aux préférences du Connecteur Zotero (Zotero Connector) :
Cet onglet vous permet notamment de :
Cette fonctionnalité permet d'enregistrer les références dans votre compte en ligne si le logiciel Zotero n'est pas installé (par exemple sur une tablette) ou s'il est fermé. Vous devez avoir un compte Zotero en ligne pour utiliser cette fonction.
Par défaut, les captures d'écran (snapshots) et les fichiers joints (PDF, etc.) sont automatiquement enregistrés lors de l'importation de références dans zotero.org. Vous pouvez décocher ces options pour limiter l'utilisation de l’espace de stockage dans votre compte en ligne.
Par défaut, les fichiers en format RIS, BibTeX, and Refer/BibIX sont importés dans le logiciel Zotero quand vous les ouvrez dans votre navigateur. Si vous utilisez plus d'un logiciel qui gère ces fichiers, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité.
De nombreux établissements exigent que vous vous connectiez à un serveur mandataire (proxy) pour accéder à leurs ressources électroniques à l’extérieur du campus. Zotero peut détecter automatiquement l’utilisation d’un tel serveur lorsque vous accédez à un site particulier. Vous pouvez alors l’autoriser à conserver les informations qui lui permettront de vous rediriger automatiquement vers le serveur mandataire de votre institution lors de vos prochaines visites.
Notez que cette fonction n’est pas disponible dans Safari.
Vous pouvez gérer les préférences liées à cette fonction dans l’onglet Proxies en activant ou non les options suivantes :
Pour supprimer définitivement les paramètres liés à un serveur mandataire, sélectionnez-le dans la boîte Configured et appuyez sur le bouton moins (-) situé sous la boîte.
Les sections Report Errors, Debug Output Logging et Translators sont utilisées pour signaler des erreurs et des informations de dépannage aux développeurs de Zotero.
Cette fonctionnalité permet d’utiliser Zotero avec Google Documents (Google Docs). Elle est activée par défaut, mais vous pouvez la désactiver au besoin. Vous pouvez également modifier le raccourci clavier pour insérer une référence dans Google Documents (Google Docs).
Attention : les options de l'éditeur de configuration ne devraient être utilisées que sur instruction des développeurs Zotero.
Comme pour tout fichier informatique, il est recommandé de créer régulièrement une copie de sauvegarde de vos données Zotero.
Les données Zotero sur votre ordinateur sont stockées dans des répertoires variables selon votre système d'exploitation. Voici comment y accéder :
Pour en savoir plus, consultez la page The Zotero Data Directory du site Zotero.org.
Il est possible d'exporter une bibliothèque ou une partie de la bibliothèque Zotero afin de la transférer vers un autre logiciel de gestion bibliographique.
Pour exporter des références bibliographiques vers Excel, consultez la FAQ : Est-ce que je peux exporter mes références de Zotero dans un fichier Excel?
Il est possible le lier des éléments (références, notes ou fichiers joints) de votre bibliothèque entre eux à l'aide de la fonction Connexe. Par exemple, on pourrait lier un chapitre de livre avec le livre lui-même ou lier une version anglaise et française d'un article.
Comme pour les références, il est possible d'ajouter une connexion aux notes ou aux fichiers joints.
Pour retirer une relation depuis une référence, cliquez sur le moins (-).
Depuis une note ou un fichier joint, cliquez sur la relation, puis cliquez sur le moins (-).
La présentation de Zotero peut s'adapter selon vos besoins.
Pour trier ses références en fonction d'un champ (ex. auteur, date, etc.), il suffit de cliquer sur l'entête de la colonne de la section du centre. Un deuxième clic inversera l'ordre (croissant / décroissant).
Un deuxième niveau de tri peut être spécifié en sélectionnant > Critère de tri secondaire > (critère désiré). Par exemple, on peut ainsi trier d'abord par année, puis par auteur pour une même année.
Dans la liste des références, section du centre, il est possible de changer l’ordre des champs et d’ajouter des colonnes supplémentaires.
Pour changer l'ordre des colonnes, cliquez sur l'entête et glissez-la vers l'endroit désiré.
Pour ajouter des colonnes supplémentaires :
Voici quelques trucs et astuces pour utiliser Zotero de façon efficace.
Le catalogue mondial WorldCat contient plus de deux milliards d'ouvrages disponibles. Il s'agit d'une des sources les plus exhaustives pour capturer des références de livres et les ajouter à votre bibliothèque Zotero.
Si le lien n'a pas fonctionné, c'est que vous n'avez pas paramétré la fonction OpenURL dans vos Options avancées générales. Pour ce faire :
Inscrivez l'adresse de l'OpenURL de votre université (réseau de l'Université du Québec) dans la boîte Résolveur de liens.
Par exemple, pour l'ENAP :
Zotero permet d’insérer des citations et des bibliographies selon de nombreux styles bibliographiques. Certains styles sont inclus par défaut dans votre Zotero. Il est possible d'installer d'autres styles, notamment plus adaptés à la langue française, parfois développés dans des universités québécoises.
Pour accéder au gestionnaire de styles dans Zotero :
Vous pouvez également télécharger un style bibliographique directement dans le répertoire des styles Zotero.
Voici quelques styles en français développés par des universités québécoises, que vous pouvez ajouter dans votre Zotero :
La copie rapide est la création d'une citation ou d'une bibliographie par copier-coller ou glisser-déposer.
La modification d'un style bibliographique dans Zotero est complexe et nécessite des connaissances du langage CSL. Pour en savoir plus, consultez la page Est-ce possible de modifier un style bibliographique?
Il est possible d'avoir un aperçu de vos références dans les différents styles bibliographiques installés.
La synchronisation vous permet :
Les références bibliographiques (onglets Info, Notes, Marqueurs et Connexe) de votre bibliothèque et des bibliothèques de groupe sont synchronisées avec votre compte Zotero en ligne sans limite d'espace.
Les fichiers joints (PDF, captures d'écran, etc.) sont synchronisés par défaut avec Zotero Storage. Le compte gratuit Zotero offre 300Mo d'espace de stockage. Voir la section Synchroniser les fichiers joints pour connaitre les options permettant d'obtenir plus d'espace.
Cette action peut s'avérer nécessaire si vous travaillez sur Zotero à partir d'un ordinateur partagé. Il est recommandé de synchroniser vos références préalablement.
Pour dissocier le compte Zotero :
Par défaut, les fichiers joints (PDF, PowerPoint, Word, captures d'écran, etc.) de votre bibliothèque et des bibliothèques de groupe sont sauvegardés en ligne sur Zotero Storage, lié à votre compte Zotero, avec une limite de 300Mo de stockage. Vous pouvez vérifier votre utilisation d'espace dans votre compte Zotero en ligne sous : Settings > Storage. La limite de stockage s'applique uniquement à la sauvegarde en ligne des fichiers joints. Sur votre ordinateur, la seule limite de stockage de vos fichiers dans Zotero est celle de votre disque dur.
La sauvegarde des fichiers dans Zotero Storage est activée par défaut, mais peut être désactivée au besoin :
Zotero propose aussi des comptes payants disposant de plus de capacité de stockage (voir Storage FAQ, en anglais).
L'espace utilisé pour le stockage des fichiers d'une bibliothèque de groupe est celui du compte Zotero Storage du propriétaire du groupe.
Une autre option pour la sauvegarde en ligne des fichiers joints est d'utiliser un serveur WebDAV de votre choix (certains étant gratuits) doté d'une plus grande capacité de stockage que le compte gratuit Zotero.
Le serveur WebDAV permet de synchroniser les fichiers joints de votre bibliothèque personnelle Zotero, alors que les fichiers des bibliothèques de groupe se synchronisent uniquement avec Zotero Storage.
Voici la procédure pour configurer la synchronisation avec un serveur WebDAV :
Un groupe Zotero permet à plusieurs personnes de collaborer à distance en gérant des références bibliographiques, selon les droits accordés à chaque membre par le propriétaire du groupe. Grace aux groupes, plusieurs personnes peuvent ainsi collaborer pour collecter, consulter, modifier et utiliser des références bibliographiques.
Les membres peuvent glisser-déposer des références de leur bibliothèque personnelle vers le groupe, et inversement.
Chaque groupe peut partager les références exclusivement entre ses membres ou les diffuser publiquement sur le Web.
Pour créer un groupe, il faut d'abord avoir un compte Zotero en ligne et avoir synchronisé sa bibliothèque avec son compte Zotero en ligne.
À votre prochaine synchronisation, le groupe apparaîtra dans Zotero dans la colonne de gauche, dans une nouvelle section Bibliothèques de groupe.
Il existe une variété de possibilités pour ajouter des références dans un groupe, tout comme dans Ma bibliothèque. Les 2 façons les plus courantes d'ajouter des références dans les groupes sont :
Après synchronisation, les nouvelles références s'afficheront dans la bibliothèque de groupe de chaque membre, à condition que la bibliothèque de groupe de chaque membre soient correctement synchronisée.
Comme pour Ma bibliothèque, les bibliothèques de groupe peuvent aussi être consultées et utilisées sur le compte en ligne zotero.org, dans l'onglet Groups.
C'est sur zotero.org que s'effectue la gestion du groupe :
À noter que le stockage du groupe est décompté du quota d'espace du propriétaire du groupe. La capacité de sauvegarder en ligne est limitée à 300Mo avec le compte gratuit Zotero. Vous pouvez vérifier votre utilisation d'espace dans votre compte Zotero en ligne sous : Settings > Storage. Pour plus d'information la possibilité d'obtenir plus de capacité de stockage, consulter la page Synchroniser en ligne.
Pour plus d'informations sur les groupes, consultez la page de documentation sur les groupes du site zotero.org
Foire aux questions
La plupart du temps, les références d'articles dans des ouvrages collectifs ne sont pas répertoriées dans les catalogues de bibliothèques. Cependant, quelques bases de données permettent de capturer directement dans Zotero des articles d'ouvrages collectifs : Oxford et Springer, par exemple.
Pour ajouter ce type de référence dans Zotero, il suffit de capturer la référence de l'ouvrage collectif au complet (Livre), de changer le Type de document en Chapitre de livre, puis de procéder à quelques ajustements :
Il est possible de relier les références d'articles ainsi créées avec la référence de l'ouvrage collectif grâce à l'onglet Connexe (voir la page Lier des éléments entre eux). Ainsi, les références des chapitres de livres s'afficheront dans l'onglet Connexe du livre :
Il existe un plugin (Zutilo) permettant de créer des articles d'ouvrages collectifs plus rapidement. Une fois le plugin Zutilo installé, faites un clic droit sur une référence de livre dans Zotero, puis sélectionnez Create book section item.
Avant d'utiliser les fonctionnalités de Zutilo, il faut les configurer dans le menu Édition > Préférences de Zutilo.
La version 57 Quantum de Firefox (lancée en novembre 2017) est compatible seulement avec Zotero 5, un logiciel indépendant de Firefox. Pour ceux qui utilisaient l’extension Zotero pour Firefox, vous devez installer la dernière version de Zotero ainsi que la nouvelle extension de Firefox Zotero Connector, que vous pouvez télécharger à partir de la page Zotero Downloads.
À la première ouverture de Zotero 5, le logiciel détectera automatiquement votre base Zotero si vous utilisiez l’emplacement par défaut (dans le profil Firefox). Si vous avez déplacé votre base, il faudra indiquer son emplacement dans les préférences.
Pour enregistrer des références, vous avez désormais deux options :
La version actuelle du connecteur Zotero n'est pas compatible avec la version 13 de Safari, qui s'installe automatiquement au passage à macOS Catalina.
Une nouvelle version du connecteur Zotero pour Safari devrait être rendue disponible cet automne. Consultez la page Zotero Connector and Safari 13 sur le site Zotero.org pour l'information la plus à jour, ou suivez le sujet de discussion sur le forum Zotero.org.
D'ici là, pour capturer des références en ligne dans Zotero, vous devez utiliser un autre navigateur tel que Google Chrome ou Mozilla Firefox.
Si le répertoire de styles de Zotero ne contient pas une norme bibliographique qui corresponde totalement à vos besoins, vous avez l’option de modifier un style existant ou d’en créer un de toute pièce.
Zotero utilise Citation Style Language (CSL), un langage basé sur le standard XML et consacré au formatage de citations et de bibliographies. Il est possible de modifier un style en utilisant l'Éditeur de style de Zotero
CitationStyles.org : Ce site explique le principe du format CSL (Citation Style Language) qui est utilisé pour la mise en forme des styles dans Zotero et Mendeley. Pour plus d’informations, visitez http://editor.citationstyles.org/about/.
CSL Specification : Ce site explique en détail le paramétrage des styles ainsi que les différentes options.
Editing CSL Styles - Step-by-Step Guide : Ce guide Zotero est un excellent point de départ pour apprendre concrètement comment modifier un style.
CSL Visual Editor : Ce répertoire permet de retrouver un style existant et de le faire éditer en vue d’une modification.
Webinar on the Citation Style Language CSL : Ce support visuel est un accompagnement technique au paramétrage des styles.
CSL Style and Locale Validator : Ce site permet de valider la cohérence du fichier CSL.
Oui, c'est possible en utilisant la dernière version du logiciel et du connecteur. Notez que cette fonction n'est disponible qu'avec le connecteur : il faut donc utiliser Chrome, Firefox ou Safari.
Un nouveau menu Zotero s'affiche dans le menu des documents Google. Le logiciel Zotero doit être ouvert pour sélectionner des références. À la première citation, il faudra sélectionner un style bibliographique.
Pour plus d'information, consultez la page Insérer ou modifier des références dans le texte.
Oui. Zotero permet d'exporter des références bibliographiques vers Excel ou d'autres tableurs.
Oui, il est possible de modifier votre mot de passe Zotero. La modification du mot de passe doit se faire d'abord sur le site Web zotero.org.
Attention : Si vous modifiez votre mot de passe en ligne, vous devez le modifier dans les Préférences de Zotero.
Il est fortement déconseillé de synchroniser Zotero avec Dropbox en raison de problèmes de compatibilité et du risque de perte de données. Pour plus de détails, consultez la section Alternative syncing solutions du site Zotero.org.
Il est cependant possible de synchroniser votre bibliothèque Zotero en utilisant certains services de stockage gratuit qui acceptent le protocole WebDAV. La documentation de Zotero présente une liste de services qui permettent la synchronisation des fichiers joints.
Pour la procédure de configuration d’un service WebDAV, consultez la page Synchroniser en ligne.
Oui. Si vous utilisez la synchronisation avec votre compte Zotero en ligne, il vous est possible de consulter et de modifier vos références avec tout type d'appareil mobile par le site web zotero.org :
Plusieurs applications tierces peuvent également être installées sur votre appareil et permettent un accès plus convivial à votre bibliothèque Zotero en plus d'offrir certaines fonctionnalités supplémentaires. Pour une liste des applications disponibles pour appareils mobiles, consultez la page Zotero for Mobile.
Dans Word, il est possible d'ajouter du texte au début ou à la fin d'une référence et de formater l'apparence de ce texte en italique, en gras, en exposant ou en indice.
Pour ce faire :
Non. Si la bibliographie a été entrée à la main, il n'y a pas de façon automatique d'importer vos références dans Zotero.
Toutefois, il existe des façons de simplifier le transfert des références vers Zotero, en voici une.
Le service gratuit en ligne Anystyle.io permet de séparer les éléments d'une bibliographie puis de transférer les informations dans Zotero. Notez que ce n'est pas une méthode magique, mais elle peut s'avérer plus rapide que de tout recopier manuellement. Cette procédure fonctionne bien pour les bibliographies faites avec les principaux styles bibliographiques.
Certains utilisateurs de Zotero expérimentent des problèmes lors de la capture des références sur Sofia, le nouvel outil de recherche des bibliothèques universitaires du Québec. Ces problèmes se manifestent par l’apparition d’un message d’erreur lors de la capture des références ou encore par une capture non réussie ou incomplète.
Voici différentes solutions à tester pour capturer des documents dans Sofia quand ce bogue se produit :
À noter que ce problème est épisodique et que les bibliothèques ont contacté OCLC, le fournisseur de Sofia et de Worldcat pour corriger la situation.
Si besoin, n'hésitez pas à contacter votre bibliothécaire.
Assurez-vous que le module Microsoft Word est installé en allant à Zotero > Préférences > Citer > Traitements de texte :
Si ce n'est pas le cas, installez-le.
Si l'onglet Zotero n'apparait toujours pas, installez manuellement l'extension Zotero pour logiciel de traitement de texte. Consultez la page Manually Installing the Zotero Word Processor Plugin du site Zotero.org pour connaître la procédure.
La barre d'outils n'est compatible qu'à partir de la version 15.41 de Word 2016 pour Mac. Vérifiez quelle version de Word vous utilisez et au besoin, mettez à jour automatiquement Office.
Si vous utilisez la version 2008 ou 2011 de Word pour Mac et que l'onglet Zotero n'apparaît pas :
Oui, mais pas directement. Afin d'inclure une référence Zotero dans un document LaTeX (.tex), il faut l’exporter vers un fichier BibTeX (.bib) portant le même nom et situé dans le même répertoire que le fichier LaTeX.
Cette méthode permet de créer le fichier BibTeX en même temps que l’exportation.
Attention! Copier des références de différentes bibliothèques Zotero peut occasionner des conflits dans les numéros de références utilisés dans le fichier BibTeX (RN#). Pour un même document, il est donc recommandé d’utiliser une seule bibliothèque Zotero.
Avant d’insérer des références dans votre texte, vous devez d’abord :
Pour insérer une citation dans le texte :
Pour générer la bibliographie de fin de document :
Pour plus de détails, consultez les sites suivants :
L'extension Better Bib(La)TeX peut aussi vous être utile.