L'interface de Zotero est composée de trois sections :

• À gauche, la liste des collections, les groupes de partage, la liste des flux et la fenêtre de sélection de marqueurs;
• Au centre, les références bibliographiques;
• À droite, les détails de la référence sélectionnée, en plusieurs onglets : Info, Notes, Marqueurs, Connexe.

Barre d'outils

La barre d'outils permet d'effectuer plusieurs opérations dans sa bibliothèque Zotero.

La boîte de recherche simple permet de rechercher Partout (par défaut), dans Titre, Créateur, Année ou dans Champs & Marqueurs.

Depuis Zotero 5, l'icône   n'existe plus. L'accès aux préférences Zotero se fait par le menu :

• PC : Édition > Préférences;
• Mac : Zotero > Préférences.

Liste des éléments de la barre d'outils

 Nouvelle collection : pour classer ses documents

 Nouveau groupe/Nouveau flux

 Nouveau document : ajout manuel

 Ajouter un document par son identifiant

 Nouvelle note

 Ajouter un fichier joint

 Recherche avancée

 Recherche simple

 Localiser

 Synchroniser avec zotero.org

Une méthode rapide pour ajouter des références est de cliquer sur (Ajouter un document par son identifiant) dans la barre d'outils Zotero. Saisissez le numéro ISBN du livre, le DOI (Digital Object Identifier) ou encore le PubMed ID de l'article.

Zotero se charge de capturer la référence correspondant à l'identifiant.

Il est rare de devoir créer une notice vierge manuellement avec Zotero, car il est souvent possible de capturer la page Web et ainsi récupérer une partie des informations. Par exemple, on peut capturer la page Web, puis changer le type de document en modifiant / ajoutant les champs nécessaires. Pour un livre imprimé, vous pouvez faire une recherche dans le catalogue mondial WorldCat, qui contient les informations bibliographiques à propos de plus de deux milliards d'ouvrages.

Pour ajouter une référence manuellement :

1. Ouvrez Zotero;
2. Cliquez sur  (Nouveau document);
3. Sélectionnez le type de document qui correspond à votre notice. Si le type de document recherché ne se trouve pas dans le premier menu qui s’ouvre, cliquez sur Plus;
    
4. Inscrivez les informations bibliographiques dans la section de droite sous l’onglet Info.

Pour qu’une référence s’affiche correctement lors de la rédaction, il est important de respecter certaines règles de saisie. Pour plus de détails, consultez la page Vérifier et corriger ses références.

Il est possible d'ajouter un PDF à sa bibliothèque puis d'en extraire les métadonnées (titre, auteur, etc.) afin de créer une nouvelle référence. Zotero lancera une recherche sur le Web dans différentes sources pour récupérer ces informations. La présence d'un DOI dans le PDF augmente les probabilités de trouver les métadonnées.

1. Intégrez le PDF dans Zotero
   
   • PDF en ligne : capturez-le en cliquant sur l'icône du document ou faites un clic-droit sur le document PDF et sélectionnez Save to Zotero (PDF);
   • PDF sur votre ordinateur : cliquez sur puis Stocker une copie du fichier, ou glissez le fichier PDF à partir de votre ordinateur vers la section du milieu de Zotero;
2. Le fichier PDF s'enregistre dans votre bibliothèque et Zotero tente de repérer les métadonnées du fichier sur le Web. S'il les récupère, il crée automatiquement un document parent pour le fichier. Dans le cas contraire, faites un clic droit sur le PDF, puis sélectionnez Créer un document parent;
3. Au besoin, complétez ou corrigez les informations dans la section de droite, sous l’onglet Info.

Pour en savoir plus sur les PDF et autres fichiers joints, consultez la page Gérer les PDF et les fichiers joints.

Pour obtenir des citations et des bibliographies correctement présentées, il est important de vérifier l'onglet Info de chaque référence puis d'effectuer les corrections au besoin.

Champ Type de document

Le type de document doit correspondre au document décrit (article de revue, livre, page Web, etc.) car il détermine les champs offerts. Zotero propose une vingtaine de types de documents.

Il est possible de modifier le type de document d'une référence en cliquant dans la boîte Type de document de l'onglet Info. Par exemple, vous pouvez transformer une référence de Livre en Chapitre de livre pour obtenir un article d'ouvrage collectif.

Champ Titre

Vérifiez qu'il n'y a pas de point à la fin du titre.

Puisque les règles d'utilisation des majuscules varient d'une langue à l'autre, il est possible que la casse (majuscules) de votre titre soit incorrecte. Un clic droit sur le champ Titre fait apparaître un menu Transformer le texte. Vous pouvez alors sélectionner Initiales En Majuscules ou Lettre capitale en début de phrase.

Champ Auteur

L'auteur doit être inscrit dans deux boîtes séparées, le nom précédant le prénom.

Noms et prénoms inversés

Il est possible d'inverser le contenu des champs si le prénom a été inscrit dans la case nom et inversement. Faites un clic droit sur le champ à corriger puis sélectionnez Inverser prénom/nom.

Auteurs collectifs

Pour les auteurs collectifs, utilisez le champ unique. Vous pouvez passer du champ unique aux deux boîtes en cliquant sur les rectangles à droite du nom.

Ajouter ou retirer des auteurs

Vous pouvez ajouter ou supprimer des auteurs à l'aide des signes plus (+) ou moins (-).

Modifier le type d'auteur

Il est possible de spécifier le type d'auteur en cliquant sur la flèche précédent le libellé Auteur.

Champ Édition

Inscrire simplement le numéro (1, 2, 3, etc.) dans le champ Édition. Zotero transformera automatiquement le style dans votre bibliographie. Par exemple, en inscrivant 3, le style APA affichera (3e éd.) dans votre bibliographie.

Les notes permettent d'ajouter une précision à une référence ou une collection. Il est possible de créer une note indépendante dans une collection ou une note associée à une référence. Le texte de ces notes est cherchable.

Ajouter une note indépendante

1. Cliquez sur la collection et sélectionnez Nouvelle note > Nouvelle note indépendante dans le menu de la section du centre;
   
2. La section de droite vous permet d'inscrire votre note et de la modifier au besoin;
   
3. La note jointe à la collection apparaît dans la section du centre.

Ajouter une note associée à une référence

1. Cliquez sur la référence puis sur l'onglet Notes dans la section de droite;
2. Cliquez sur Ajouter pour inscrire une nouvelle note.
   

Vous pouvez aussi sélectionner  (Nouvelle note) > Ajouter une note fille pour obtenir le même résultat.

La boîte de recherche du menu Zotero permet de chercher parmi toutes les références. La recherche s'effectue dans tous les champs des documents, mais aussi dans les marqueurs et les notes.

1. Cliquez dans la boîte de recherche et inscrivez un mot-clé;
   
2. Les résultats seront affichés dans la section du centre. 

Recherche avancée

La recherche avancée permet une plus grande précision dans sa recherche.

1. Cliquez sur  (Recherche avancée);
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, précisez les éléments de votre recherche. Vous pouvez ajouter des boîtes de recherche à l'aide du plus (+);
   
3. Les résultats apparaissent dans la fenêtre du bas;
4. Vous pouvez enregistrer votre recherche. Elle sera ajoutée sous Ma bibliothèque.
   

Si vous sauvegardez par mégarde deux fois la même référence, il est possible d'éliminer les doublons ou de les fusionner.

1. Dans la section de gauche, cliquez sur Doublons;
   
2. Les doublons s'afficheront dans la section du centre. Au besoin, effacez les références non désirées.
3. Pour les fusionner des références, sélectionnez-les et cliquez sur Fusionner X documents. La fusion n'affectera pas les citations et les bibliographies créées automatiquement.

La section Mes publications permet de présenter les références de vos publications dans votre profil public Zotero. Par défaut, le texte intégral n'est pas partagé, à moins que vous choisissiez de le joindre en spécifiant une licence creative commons.

Pour ajouter des références à Mes publications, vous devez avoir un compte Zotero et avoir activé la synchronisation en ligne. Puis :

1. Ajoutez la référence dans Ma bibliothèque si ce n'est déjà fait;
2. Glissez-la dans Mes publications;
3. Une fenêtre s'affiche. Choisissez de rendre public ou non le texte intégral et les notes associées. Cochez pour confirmer que vous êtes l'auteur de la publication;
   
4. Si vous partagez le texte intégral de la publication et que la licence n'est pas déjà précisée dans le champ Autorisations de l'onglet Info, une fenêtre apparaît afin de la préciser. Trois options s'offrent à vous à la question Would you like to allow your work to be shared by others? Indiquez l'option adaptée à votre publication :
   
   • No, only publish my work on zotero.org : seule la référence bibliographique (onglet Info) est accessible. Cette option est sélectionnée par défaut;
   • Yes, under a Creative Commons license : votre document est publié avec une licence Creative Commons. Une nouvelle fenêtre apparaîtra permettant de préciser le type de licence;
   • Yes, and place my work in the public domain : placer votre document dans le domaine public (selon la législation sur le droit d'auteur applicable dans votre pays);
   
5. La référence est ajoutée à Mes publications et présente la mention de la licence sélectionnée;
6. Chaque référence apparaît dans votre profil Zotero en ligne. Cliquez sur Details pour afficher les détails de la référence.
   

Onglet Synchronisation

La configuration est indispensable pour :

• sauvegarder vos données et vos fichiers en ligne;
• travailler à distance;
• partager des références bibliographiques.

Pour configurer la synchronisation, inscrivez les identifiants de votre compte Zotero puis cliquez sur Régler la synchronisation.

Les références bibliographiques de Ma Bibliothèque et des bibliothèques de groupe sont synchronisées avec votre compte Zotero en ligne sans limite d'espace. Vos fichiers joints (PDF, captures-écran, etc.) sont synchronisés par défaut avec Zotero file Storage qui a une limite de 300Mo. Il y a des solutions permettant obtenir plus d'espace pour synchroniser vos fichiers. Pour en savoir plus, consultez la page Synchroniser en ligne.

Onglet Recherche

Cet onglet offre des fonctions avancées de reconstruction d'index du texte intégral. Il est rare que ces fonctions soient nécessaires.

Onglet Exportation

Cet onglet offre les options pour la copie rapide et le codage de caractères.

Pour la copie rapide d'une référence bibliographique par copier-coller ou glisser-déposer, sélectionnez dans Format par défaut le style bibliographique à utiliser.

Dans l'éventualité d'un problème de codage de caractères à l'importation d'un fichier, vous pouvez spécifier le codage approprié.

Onglet Citer

Le sous-onglet Styles permet de voir les styles bibliographiques installés dans votre Zotero, d'obtenir de nouveaux styles, d'utiliser l'aperçu et l'éditeur.

 

Le sous-onglet Traitement de texte permet d'installer ou de réinstaller le module complémentaire pour Word ou LibreOffice ainsi que de sélectionner la fenêtre classique en tant que fenêtre d'ajout de citation par défaut dans Word ou LibreOffice.

Onglet Avancées

Le sous-onglet Générales vous permet de :

• changer la langue de l'interface de Zotero;
• inscrire le résolveur de lien de votre université afin d'accéder aux documents via l'abonnement de votre bibliothèque. Consultez la page des adresses des résolveurs de liens des établissements de l’Université du Québec.

Le sous-onglet Fichiers et dossiers permet d'accéder aux données Zotero stockées sur votre ordinateur ou de modifier leur emplacement.

Le sous-onglet Raccourcis clavier vous permet de voir ou de personnaliser les raccourcis clavier.

 

Le sous-onglet Flux vous permet de configuer la gestion de vos flux RSS.

Assurez-vous que l'extension Zotero Connector est installée dans votre navigateur (disponible uniquement dans Firefox, Chrome et Safari).

Pour accéder aux préférences du Connecteur Zotero (Zotero Connector) :

• Firefox : faites un clic droit sur le Connecteur Zotero > Preferences;
• Chrome : faites un clic droit sur le Connecteur Zotero  > Options;
• Safari : cliquez et maintenez le Connecteur Zotero > Preferences.

Onglet General

Cet onglet vous permet notamment de :

• gérer la sauvegarde de références sur votre compte Zotero en ligne;
• gérer l’importation automatique des fichiers RIS, BibTeX ou Refer/BibIX.

Sauvegarde des références dans votre compte Zotero en ligne

Cette fonctionnalité permet d'enregistrer les références dans votre compte en ligne si le logiciel Zotero n'est pas installé (par exemple sur une tablette) ou s'il est fermé. Vous devez avoir un compte Zotero en ligne pour utiliser cette fonction.

1. Dans les préférences du Connecteur Zotero, cliquez sur Authorize;
2. Si vous n'êtes pas déjà connecté à votre compte Zotero, vous serez invité à le faire;
3. Une nouvelle fenêtre intitulée New Private Key s'affichera. Vous devez accepter la création d'une clé privée pour permettre au connecteur d'accéder à votre compte Zotero. Cliquez sur Accept Defaults pour enregistrer avec les options par défaut.

Par défaut, les captures d'écran (snapshots) et les fichiers joints (PDF, etc.) sont automatiquement enregistrés lors de l'importation de références dans zotero.org. Vous pouvez décocher ces options pour limiter l'utilisation de l’espace de stockage dans votre compte en ligne.

Importation automatique des fichiers RIS, BibTeX ou Refer/BibIX

Par défaut, les fichiers en format RIS, BibTeX, and Refer/BibIX sont importés dans le logiciel Zotero quand vous les ouvrez dans votre navigateur. Si vous utilisez plus d'un logiciel qui gère ces fichiers, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité.

Onglet Proxies

De nombreux établissements exigent que vous vous connectiez à un serveur mandataire (proxy) pour accéder à leurs ressources électroniques à l’extérieur du campus. Zotero peut détecter automatiquement l’utilisation d’un tel serveur lorsque vous accédez à un site particulier. Vous pouvez alors l’autoriser à conserver les informations qui lui permettront de vous rediriger automatiquement vers le serveur mandataire de votre institution lors de vos prochaines visites.

Notez que cette fonction n’est pas disponible dans Safari.

Vous pouvez gérer les préférences liées à cette fonction dans l’onglet Proxies en activant ou non les options suivantes :

• Enable proxy redirection : Activer la redirection via le serveur mandataire; 
• Show a notification when redirecting throught a proxy : Afficher une notification lors d’une redirection via un serveur mandataire;
  
• Automatically detect new proxies : Détecter automatiquement les nouveaux serveurs mandataires;
• Disable proxy redirection when my domain name contains : Désactiver la redirection via le serveur mandataire lorsque le nom de domaine contient la chaine de caractères donnée. Généralement, vous n'avez pas besoin d'utiliser un serveur mandataire lorsque vous êtes connecté à Internet par le biais du réseau de votre institution. Pour désactiver la redirection lorsqu'elle n'est pas nécessaire, inscrivez le domaine de votre institution dans la boîte de saisie (exemple : uqar.ca), et cochez la case Disable proxy redirection when my domain name contains.

Pour supprimer définitivement les paramètres liés à un serveur mandataire, sélectionnez-le dans la boîte Configured et appuyez sur le bouton moins (-) situé sous la boîte.

Onglet Advanced

Les sections Report Errors, Debug Output Logging et Translators sont utilisées pour signaler des erreurs et des informations de dépannage aux développeurs de Zotero.

Intégration dans Google Documents (Google Docs Integration)

Cette fonctionnalité permet d’utiliser Zotero avec Google Documents (Google Docs). Elle est activée par défaut, mais vous pouvez la désactiver au besoin. Vous pouvez également modifier le raccourci clavier pour insérer une référence dans Google Documents (Google Docs).

Configuration avancée (Advanced Configuration)

Attention : les options de l'éditeur de configuration ne devraient être utilisées que sur instruction des développeurs Zotero.

Comme pour tout fichier informatique, il est recommandé de créer régulièrement une copie de sauvegarde de vos données Zotero.

Comment localiser les fichiers et dossiers Zotero sur votre ordinateur ?

Les données Zotero sur votre ordinateur sont stockées dans des répertoires variables selon votre système d'exploitation. Voici comment y accéder :

1. Dans Zotero :
   
   • PC : Édition > Préférences > onglet Avancées > onglet Fichiers et dossiers > sous Emplacement du répertoire de données, cliquez sur Ouvrir le répertoire de données;
   • Mac : Zotero > Préférences > onglet Avancées > onglet Fichiers et dossiers > sous Emplacement du répertoire de données, cliquez sur Ouvrir le répertoire de données.
   
   Sur un ordinateur avec Windows, les fichiers sont localisés sur C:\User\[nom de l'utilisateur]\Zotero.
2. Fermez d'abord Zotero, sous peine de risquer de perdre des données, puis copiez le fichier zotero.sqlite et le dossier storage dans un dossier de sauvegarde (sur votre ordinateur ou sur un autre support tel que clé USB, disque dur, etc.).
   

Pour en savoir plus, consultez la page The Zotero Data Directory du site Zotero.org.

Il est possible d'exporter une bibliothèque ou une partie de la bibliothèque Zotero afin de la transférer vers un autre logiciel de gestion bibliographique.

1. Sélectionnez Ma bibliothèque, une collection ou plusieurs références puis faites un clic droit > Exporter... ;
2. Choisissez le format d'exportation. Pour transférer votre bibliothèque dans EndNote ou Mendeley, utilisez le format RIS;
3. Cocher au besoin Exporter les notes et Exporter les fichiers;
4. Enregistrer le fichier dans le dossier de votre choix puis transmettez le fichier.

Pour exporter des références bibliographiques vers Excel, consultez la FAQ : Est-ce que je peux exporter mes références de Zotero dans un fichier Excel?

Il est possible le lier des éléments (références, notes ou fichiers joints) de votre bibliothèque entre eux à l'aide de la fonction Connexe. Par exemple, on pourrait lier un chapitre de livre avec le livre lui-même ou lier une version anglaise et française d'un article.

Mettre en relation des éléments à partir d'une référence

1. Sélectionnez la référence et cliquez sur l'onglet Connexe;
   
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le ou les éléments à mettre en relation avec la référence et cliquez sur OK;
   
3. Les éléments liés apparaissent dans la section de droite à l'onglet Connexe. La connexion se fait dans les deux sens, la référence apparaîtra aussi dans la section Connexe des éléments.
   

Mettre en relation des éléments à partir d'une note ou d'un fichier joint

Comme pour les références, il est possible d'ajouter une connexion aux notes ou aux fichiers joints.

1. Sélectionnez l'élément;
2. Dans la section de droite, cliquez dans le champ Connexe;
   
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le ou les éléments à lier puis cliquez sur OK; 
   
4. Pour accéder aux éléments connexes, en ajouter de nouveaux ou en supprimer, cliquez sur le champ Connexe. Une boîte apparaîtra.
   

Supprimer une relation

Pour retirer une relation depuis une référence, cliquez sur le moins (-).

Depuis une note ou un fichier joint, cliquez sur la relation, puis cliquez sur le moins (-).

La présentation de Zotero peut s'adapter selon vos besoins.

Trier ses références

Pour trier ses références en fonction d'un champ (ex. auteur, date, etc.), il suffit de cliquer sur l'entête de la colonne de la section du centre. Un deuxième clic inversera l'ordre (croissant / décroissant).

Un deuxième niveau de tri peut être spécifié en sélectionnant > Critère de tri secondaire > (critère désiré). Par exemple, on peut ainsi trier d'abord par année, puis par auteur pour une même année.

Contrôler les champs affichés dans la liste des références

Dans la liste des références, section du centre, il est possible de changer l’ordre des champs et d’ajouter des colonnes supplémentaires.

Pour changer l'ordre des colonnes, cliquez sur l'entête et glissez-la vers l'endroit désiré.

Pour ajouter des colonnes supplémentaires :

1. Cliquez sur  qui se trouve à droite des entêtes de colonnes;
   
2. Cochez ou décochez les champs désirés;
   
3. Pour accéder à tous les champs disponibles, sélectionnez Plus de colonnes.

Voici quelques trucs et astuces pour utiliser Zotero de façon efficace.

Capturer des références avec WorldCat

Le catalogue mondial WorldCat contient plus de deux milliards d'ouvrages disponibles. Il s'agit d'une des sources les plus exhaustives pour capturer des références de livres et les ajouter à votre bibliothèque Zotero.

Chercher des références bibliographiques à partir de Zotero vers le catalogue de votre bibliothèque

1. Sélectionnez une référence de votre bibliothèque Zotero;
2. Cliquez sur la flèche verte située à droite de la boîte de recherche puis sur Recherche dans la bibliothèque;
   
   
3. Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous propose plusieurs options. Cliquez sur le lien pointant vers le catalogue (Outil de découverte ou Virtuose);
   
4. La recherche sera lancée dans le catalogue de votre bibliothèque.

Si le lien n'a pas fonctionné, c'est que vous n'avez pas paramétré la fonction OpenURL dans vos Options avancées générales. Pour ce faire :

1. Allez à Outils > Options > Avancées > Générales;

2. Inscrivez l'adresse de l'OpenURL de votre université (réseau de l'Université du Québec) dans la boîte Résolveur de liens.
   Par exemple, pour l'ENAP :

3. Cliquez sur OK.

Trouver et installer un style bibliographique

Zotero permet d’insérer des citations et des bibliographies selon de nombreux styles bibliographiques. Certains styles sont inclus par défaut dans votre Zotero. Il est possible d'installer d'autres styles, notamment plus adaptés à la langue française, parfois développés dans des universités québécoises.

Pour accéder au gestionnaire de styles dans Zotero :

1. Allez à :
   
   • PC : Édition > Préférences > Citer;
   • Mac : Zotero > Préférences > Citer;
2. Dans l'onglet Styles, vérifiez si le style bibliographique dont vous avez besoin se trouve dans la liste. S'il n'est pas présent, cliquez sur le lien Obtenir d'autres styles... et faites une recherche;
3. Cliquez sur le style désiré;
   
4. Cliquez sur OK.

Vous pouvez également télécharger un style bibliographique directement dans le répertoire des styles Zotero.

Voici quelques styles en français développés par des universités québécoises, que vous pouvez ajouter dans votre Zotero :

• Style UQAM (guide de présentation des mémoires et des thèses) et UQAM-Études littéraires et sémiologie;
• ÉTS-APA;
• INRS;
• Manuel canadien de la référence juridique 7e éd. (McGill).

Sélectionner et configurer le style bibliographique dans votre document

1. Assurez-vous que Zotero soit ouvert;
2. Dans le traitement de texte, cliquez sur l'onglet Zotero, puis Document Preferences;
3. Sélectionnez le style que vous désirez utiliser dans la liste;
4. Selon le type de style, certaines options s'afficheront :
   
   • Langue : peut être modifiée avec certains styles;
     
   • Afficher les citations en tant que : notes de bas de page / notes de fin;
     
   • Stocker les citations dans des : il est recommandé de conserver la sélection par défaut à moins d'avoir besoin de compatibilité entre Word et LibreOffice;
   • Utiliser les abréviations MEDLINE dans les titres de revues : décochez cette option si vous voulez utiliser le contenu du champ Abrév. de revues de vos références (par ex. en droit);
     
5. Cliquez sur OK.

Configurer le style bibliographique pour la copie rapide

La copie rapide est la création d'une citation ou d'une bibliographie par copier-coller ou glisser-déposer.

1. Dans Zotero :
   • PC : Édition > Préférences > Exportation;
   • Mac : Zotero > Préférences > Exportation;
2. Sous Format de sortie par défaut, sélectionnez le style que vous désirez utiliser. Ce choix sera conservé localement dans votre Zotero. Pour utiliser un autre style avec la copie rapide, vous devez refaire cette procédure.

Modifier un style bibliographique

La modification d'un style bibliographique dans Zotero est complexe et nécessite des connaissances du langage CSL. Pour en savoir plus, consultez la page Est-ce possible de modifier un style bibliographique?

Aperçu de vos références avec différents styles

Il est possible d'avoir un aperçu de vos références dans les différents styles bibliographiques installés.

1. Sélectionnez une ou plusieurs références dans votre bibliothèque Zotero;
2. Cliquez sur :
   • PC : Édition > Préférences > Citer;
   • Mac : Zotero > Préférences > Citer;
3. Cliquez sur Aperçu des styles;
   
4. Une fenêtre s'ouvre. Cliquez sur Actualiser pour voir les références sélectionnées selon les styles installés;
   
5. Pour restreindre à une famille de style (ex.: auteur-date, note, numérique), sélectionnez-la dans le menu Format de citation.

La synchronisation vous permet :

• de sauvegarder vos références bibliographiques sur votre compte en ligne;
• d'accéder à vos références depuis n'importe quel appareil;
• de partager des références bibliographiques.

Les références bibliographiques (onglets Info, Notes, Marqueurs et Connexe) de votre bibliothèque et des bibliothèques de groupe sont synchronisées avec votre compte Zotero en ligne sans limite d'espace.

Les fichiers joints (PDF, captures d'écran, etc.) sont synchronisés par défaut avec Zotero Storage. Le compte gratuit Zotero offre 300Mo d'espace de stockage. Voir la section Synchroniser les fichiers joints pour connaitre les options permettant d'obtenir plus d'espace.

Synchroniser les références bibliographiques avec le compte Zotero en ligne

1. Assurez-vous d'avoir un compte Zotero en ligne;
2. Puis dans Zotero :
   
   • PC : Édition > Préférences > Synchronisation;
   • Mac : Zotero > Préférences > Synchronisation;
     
3. Inscrivez les identifiants de votre compte en ligne puis cliquez sur Régler la synchronisation;
4. Une fois la synchronisation réglée, les options de synchronisation s'affichent;
   
5. Cliquez sur (Synchronisation avec le serveur Zotero) de la barre d'outils Zotero afin de lancer la première synchronisation.

Dissocier son compte Zotero

Cette action peut s'avérer nécessaire si vous travaillez sur Zotero à partir d'un ordinateur partagé. Il est recommandé de synchroniser vos références préalablement.

Pour dissocier le compte Zotero : 

1. Dans Zotero :
   
   • PC : Édition > Préférences > onglet Synchronisation;
   • Mac : Zotero > Préférences > onglet Synchronisation;
2. Cliquez sur Dissocier le compte;
3. Une fenêtre s'ouvre. Si vous voulez effacer la bibliothèque Zotero de l'ordinateur, cochez Supprimer définitivement mes données Zotero de cet ordinateur;
   
4. Cliquez à nouveau sur Dissocier le compte.
   

Synchroniser les fichiers joints

Zotero Storage

Par défaut, les fichiers joints (PDF, PowerPoint, Word, captures d'écran, etc.) de votre bibliothèque et des bibliothèques de groupe sont sauvegardés en ligne sur Zotero Storage, lié à votre compte Zotero, avec une limite de 300Mo de stockage. Vous pouvez vérifier votre utilisation d'espace dans votre compte Zotero en ligne sous : Settings > Storage. La limite de stockage s'applique uniquement à la sauvegarde en ligne des fichiers joints. Sur votre ordinateur, la seule limite de stockage de vos fichiers dans Zotero est celle de votre disque dur.

La sauvegarde des fichiers dans Zotero Storage est activée par défaut, mais peut être désactivée au besoin :

1. Dans Zotero :
   
   • PC : Édition > Préférences > onglet Synchronisation;
   • Mac : Zotero > Préférences > onglet Synchronisation;
2. Dans la section Synchronisation des fichiers, décochez Synchroniser les fichiers joints de Ma bibliothèque en utilisant Zotero.

Zotero propose aussi des comptes payants disposant de plus de capacité de stockage (voir Storage FAQ, en anglais).

Bibliothèques de groupe

L'espace utilisé pour le stockage des fichiers d'une bibliothèque de groupe est celui du compte Zotero Storage du propriétaire du groupe.

Serveur WebDAV

Une autre option pour la sauvegarde en ligne des fichiers joints est d'utiliser un serveur WebDAV de votre choix (certains étant gratuits) doté d'une plus grande capacité de stockage que le compte gratuit Zotero.

Le serveur WebDAV permet de synchroniser les fichiers joints de votre bibliothèque personnelle Zotero, alors que les fichiers des bibliothèques de groupe se synchronisent uniquement avec Zotero Storage.

Voici la procédure pour configurer la synchronisation avec un serveur WebDAV :

1. Créez un compte chez un fournisseur de service WebDAV;
2. Dans Zotero :
   
   • PC : Édition > Préférences > onglet Synchronisation;
   • Mac : Zotero > Préférences > onglet Synchronisation;
3. Dans l'encadré Synchronisation des fichiers, cochez l'option Synchroniser les fichiers joints de Ma bibliothèque en utilisant et sélectionnez WebDAV dans le menu déroulant;
4. Entrez l'adresse URL du serveur (voir la colonne WebDAV URL de la page List of WebDAV services) ainsi que les identifiants de votre compte WebDAV :
   
5. Cliquez sur Verify Server. Une nouvelle fenêtre vous confirme que La synchronisation de fichier a été configurée avec succès;
6. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre des Préférences.

Un groupe Zotero permet à plusieurs personnes de collaborer à distance en gérant des références bibliographiques, selon les droits accordés à chaque membre par le propriétaire du groupe. Grace aux groupes, plusieurs personnes peuvent ainsi collaborer pour collecter, consulter, modifier et utiliser des références bibliographiques.

Les membres peuvent glisser-déposer des références de leur bibliothèque personnelle vers le groupe, et inversement.

Chaque groupe peut partager les références exclusivement entre ses membres ou les diffuser publiquement sur le Web.

Créer un groupe

Pour créer un groupe, il faut d'abord avoir un compte Zotero en ligne et avoir synchronisé sa bibliothèque avec son compte Zotero en ligne. 

1. Dans la barre de menu Zotero, cliquez sur   > Nouveau groupe;
   Autre possibilité: dans votre compte en ligne zotero.org, cliquez dans l’onglet Groups; 
2. Cliquez sur Create a New Group;
3. Inscrivez un titre sous Choose a name for your group;
4. Choisissez 1 des 3 types de groupe :
   
   • Public, open membership : les références sont publiques et tout utilisateur de Zotero peut joindre le groupe
   • Public, closed membership : les références sont publiques, mais seuls les utilisateurs autorisés peuvent joindre le groupe
   • Private membership : les références sont restreintes aux membres
5. Cliquez sur Create Group;
6. Cliquez sur Members Settings;
7. Cliquez sur Send More Invitations et ajoutez le courriel des membres à inviter;
8. Cliquez sur Invite Members. Le nouveau membre doit accepter l'invitation reçue par courriel;
9. Cliquez sur Update roles pour définir les droits d’accès de chaque membre.

À votre prochaine synchronisation, le groupe apparaîtra dans Zotero dans la colonne de gauche, dans une nouvelle section Bibliothèques de groupe.

Ajouter des références dans un groupe

Il existe une variété de possibilités pour ajouter des références dans un groupe, tout comme dans Ma bibliothèque. Les 2 façons les plus courantes d'ajouter des références dans les groupes sont :

• glisser-déposer des références bibliographiques depuis Ma bibliothèque vers une bibliothèque de groupe. Tout élément glissé-déposé devient un nouvel élément différent de celui de Ma Bibliothèque;
• sélectionner la bibliothèque de groupe à utiliser et capturer des références sur le Web (catalogues, bases de données, etc.).

Après synchronisation, les nouvelles références s'afficheront dans la bibliothèque de groupe de chaque membre, à condition que la bibliothèque de groupe de chaque membre soient correctement synchronisée.

Comme pour Ma bibliothèque, les bibliothèques de groupe peuvent aussi être consultées et utilisées sur le compte en ligne zotero.org, dans l'onglet Groups.

Gérer le groupe

C'est sur zotero.org que s'effectue la gestion du groupe :  

• Group Settings (paramétrage du groupe) :  nom du groupe. Un profil personnable peut être créé (description, URL, images, disciplines étudiées). Un forum de discussion entre les membres peut être autorisé. Il est possible de changer de type de groupe : privé, public à participation restreinte, public à participation ouverte. Il est possible de transférer la propriété du groupe à un autre membre.
• Members Settings (paramétrage des membres) : invitation des membres et attribution du niveau d'appartenance au groupe selon trois niveaux (simple membre, administrateur et propriétaire).
• Library Settings (paramétrage de la bibliothèque de groupe) : réglage des rôles en lecture ou en édition par rapport aux références bibliographiques et aux fichiers joints.

À noter que le stockage du groupe est décompté du quota d'espace du propriétaire du groupe. La capacité de sauvegarder en ligne est limitée à 300Mo avec le compte gratuit Zotero. Vous pouvez vérifier votre utilisation d'espace dans votre compte Zotero en ligne sous : Settings > Storage. Pour plus d'information la possibilité d'obtenir plus de capacité de stockage, consulter la page Synchroniser en ligne.

Pour plus d'informations sur les groupes, consultez la page de documentation sur les groupes du site zotero.org

Foire aux questions