Il est possible de générer des bibliographies thématiques en se basant sur le contenu des références dans votre bibliothèque. Pour ce faire :

1. Sélectionnez Tools > Subject Bibliography;
2. La liste des champs apparaîtra. Sélectionnez le ou les champs sur lesquels la bibliographie doit être basée, par exemple Keywords, puis faites Ok;
   
3. Le contenu des champs sera affiché. Sélectionnez les thématiques désirées puis cliquez sur Ok;
   
4. La bibliographie thématique sera générée;
   
5. Le bouton Layout vous permet de modifier l'affichage de la bibliographie;
   
   • le style de la bibliographie et le tri des références;
   • l'affichage et le tri des termes;
   • la mise en page;
   • les préfixes et suffixes des références;
6. Le bouton Terms permet d'ajouter ou de supprimer des termes à la bibliographie;
7. Une fois la bibliographie thématique à votre goût, vous pouvez l'imprimer ou l'enregistrer en différents formats (.rtf, .html, .txt).

Avec la barre EndNote dans Word, il est possible de générer une bibliographie par section, par exemple pour avoir une bibliographie à la fin de chaque chapitre.

Pour ce faire, vous devez choisir un style qui prend en compte les sections, qui contient (sections) dans le nom du style.

Si le style ne contient pas la mention (sections), vous pouvez activer la fonction :

1. Dans EndNote, sélectionnez Edit  > Output Styles > Edit "(le style choisi)";
2. Sous Sections, cochez Create a bibliography for each section ou Create a bibliography for each section and a complete bibliography at the end of the document si vous voulez également une bibliographie complète à la fin du document;
   
3. À la fermeture de la page, cliquez sur Oui pour enregistrer les changements au style. Il est préférable de renommer le style en ajoutant la mention (sections) pour conserver les deux versions.
   
   

Dans votre document Word, vous devez avoir inséré des sauts de section aux endroits appropriés. Les sauts de sections se trouvent sous Mise en page > Saut de page.

Assurez-vous que Word utilise le style (sections) désiré.

Lors de la soumission d'un texte, il est généralement nécessaire de fournir une version de votre document dépourvu de liens vers votre bibliothèque EndNote. Une telle version permettra à l'éditeur, au comité doctoral ou au professeur d'apporter des modifications aux références sans problème.

Retirer les codes EndNote

1. Dans le document Word duquel vous voulez retirer les codes, à l'onglet EndNote, cliquez sur :
   
   • Windows : Convert Citation and Bibliography > Convert to Plain Text;
   • Mac : Tools > Convert to Plain Text;
2. Un message vous avertira qu'un nouveau document sera créé. Cliquez sur Ok;
3. Le nouveau document Word sans codes EndNote s'ouvrira. Enregistrez le document sous un nouveau nom afin de conserver une copie contenant les codes EndNote. Vous pouvez ensuite diffuser la nouvelle version du document.

Il est utile de conserver une copie avec les liens vers EndNote afin de pouvoir modifier les références par la suite. Une fois que les codes sont retirés, il ne sera plus possible de mettre à jour les références à partir d'EndNote ni de recréer une bibliothèque à partir des références du document.

Dans Word, à l’aide de la fonction Categorize References, il est possible de classer les références de la bibliographie en fonction de catégories personnelles, par exemple : lectures recommandées, type de document, etc.

Pour ce faire :

1. Pour activer la fonction, dans Word, à l'onglet EndNote, cliquez sur Categorize References puis sur Group References by Custom Categories;
   
2. Cliquez sur Configure Categories;
   

   

3. Par défaut, on vous présente deux catégories : Primary Sources et Secondary Sources. Pour les renommer, placez votre curseur sur les catégories et avec le bouton droit, choisissez Rename;
   

   
   
4. Pour ajouter des catégories, cliquez sur le signe + avant Category Headings en haut de la fenêtre. La fonction est également disponible dans le menu contextuel;
5. Glissez chaque référence dans la catégorie de votre choix. Les références qui n'appartiennent à aucune catégorie sont listées dans Uncategorized references. Il est recommandé de classer toutes les références dans des catégories, car il n'est pas possible de traduire le libellé des références orphelines;
6. La bibliographie sera divisée selon les catégories utilisées.
   

Pour désactiver la bibliographie par catégorie, il suffit de décocher l'option Group References by Custom Categories sous Categorize References.

Attention! Les catégories sont inscrites uniquement dans le fichier Word en cours de rédaction. Elles ne sont pas répercutées dans les données de la bibliothèque EndNote.

Le logiciel crée trois listes de termes par défaut à partir du contenu de la bibliothèque : Authors, Journals et Keywords.

Les listes de termes prédéfinies permettent d'assurer une uniformité des termes présents dans votre bibliothèque.

Si vous entrez un terme dans un champ d'un bordereau et qu'il n'est pas présent dans la liste associée à ce champ, il sera affiché en rouge jusqu'à ce que la référence soit enregistrée. 

Insérer un terme déjà utilisé

Pour assurer une constance lors de la saisie de données, vous pouvez vérifier la forme déjà présente dans la liste correspondante.

1. Dans le bordereau de la référence, positionnez votre curseur dans le champ désiré puis appuyez sur les touches CRTL et 1;
2. La liste des termes associée à ce champ s'affichera;
   
3. Pour ajouter le terme repéré dans la liste, cliquez sur Insert Term ou double-cliquez sur celui-ci.

Gérer les termes d'une liste

Pour gérer les termes des listes :

1. Sélectionnez Tools > Define Term Lists;
2. Sélectionnez la liste désirée;
3. Allez à l'onglet Terms;
4. Vous pourrez ajouter des termes ou, après en avoir sélectionné un, le modifier ou le supprimer.

La modification des termes dans une liste n'aura pas d'impact sur les termes déjà entrés dans vos références. Pour les modifier, utilisez la fonction Rechercher et remplacer des caractères.

 Gérer les listes prédéfinies

À partir de l'onglet Lists, vous pouvez :

• créer une nouvelle liste;
• renommer une liste existante;
• supprimer une liste;
• forcer la mise à jour d'une liste avec la fonction Update List. Toutes les données actuellement dans la bibliothèque qui ne sont pas dans la liste seront ajoutées;
• exporter ou importer les termes d'une liste depuis une autre bibliothèque;
• lier une liste à un ou des champs précis avec la fonction Link List. La fonction est également disponible directement sous le menu Tools. Un champ ne peut être lié qu'à une seule liste, mais une liste peut être liée à plusieurs champs.

Une liste prédéfinie est associée à la bibliothèque où elle se trouve et non au logiciel. Il est possible d'exporter et d'importer les termes d'une liste dans une autre bibliothèque.

Il est possible de rechercher et remplacer des caractères dans une bibliothèque. Cette fonction est utile notamment pour modifier la casse dans le nom d’une revue, corriger l’orthographe d’un mot ou retirer une chaine de caractère.

Notez qu'il n'est pas possible d'annuler la modification. Assurez-vous d'avoir une copie de sauvegarde de votre bibliothèque avant d'effectuer l'opération.

Remplacer des caractères

1. L'opération se fait soit sur l'ensemble des références (All References) ou sur un groupe sélectionné;
2. Sélectionnez Edit > Find and Replace;
3. Au menu déroulant In, sélectionnez le champ dans lequel chercher les caractères;
4. Dans la case Search for, inscrivez les termes à modifier;
   
   • Si Match Case est coché, la recherche respectera la chaîne de caractères inscrite, elle tiendra compte des majuscules et des accents. Par exemple, si on a inscrit "résumé" le système ne ramènera pas "resume" ou "Résumé";
   • Si la case Match Words est cochée, la recherche se fera sur le mot inscrit. Par exemple, si on a inscrit "suffisant" le système ne ramènera pas le mot "insuffisant";
5. Entrez la nouvelle forme désirée dans la case Change the text to;
   
   • L'option Retain Capitalization est utile si une modification doit être faite sur des termes qui sont parfois en majuscules, parfois en minuscules. Les caractères seront modifiés, mais la casse originale sera conservée;
6. Vous pouvez utiliser Insert special pour rechercher ou ajouter une tabulation ou un saut de ligne;
   
7. Une fois la requête complétée, cliquez sur Change;
8. Une fenêtre d'analyse apparaîtra indiquant le nombre d'occurences du texte qui seront modifiées;
   
9. Si la fonction a identifié le nombre de références attendu, cliquez sur Ok et les modifications sont appliquées.

Le logiciel permet de faire une recherche en ligne pour mettre à jour une référence de la bibliothèque.

1. Sélectionnez une référence puis References > Find Reference Updates. La fonction est également disponible dans le menu contextuel. Si vous visualisez le bordereau de la référence, cliquez sur l'icône Find Reference Updates dans la barre des tâches;
   
2. Si le service a repéré votre référence en ligne, une nouvelle fenêtre s'affichera;
   
3. Vous pouvez comparer votre référence avec la référence repérée en ligne. Les champs dont les contenus sont différents sont surlignés en bleu. Vous avez trois options de mise à jour :
   
   • Update All Fields intègre dans votre référence tous les champs pour lesquels la version en ligne a des contenus différents;
   • Update Empty Fields transfère uniquement les champs pour lesquels votre référence n'avait pas d'information;
   • Vous pouvez également faire un copier-coller manuel entre les deux versions;
4. Une fois les informations transférées, cliquez sur Save Updates puis Ok.

Attention! Lorsque les modifications sont appliquées, il n'est pas possible d'annuler l'opération.

Il est possible de récupérer le texte intégral d'articles à partir des références de sa bibliothèque.

Notez que la recherche ne fonctionne pas à tous les coups. Si EndNote ne trouve pas la ressource, cela ne signifie pas que votre bibliothèque ne la possède pas.

Insérer automatiquement le texte intégral à la référence

La fonction Find Full Text permet de trouver le texte intégral et de l'ajouter automatiquement à sa référence.

Les versions récentes de l'installateur pour Windows utilisé à l'Université du Québec sont configurées avec les paramètres nécessaires pour utiliser cette fonction. Si les cases OpenURL Path et URL ne sont pas remplies à l'onglet Find Full Text, accessible depuis Edit > Preferences, consultez la page Je voudrais utiliser la fonction Find Full Text de l'extérieur du campus. Comment faire?

Lancer le service d'insertion automatique

1. Sélectionnez la référence pour laquelle vous voulez trouver le texte intégral. Il est déconseillé de lancer la recherche sur un grand nombre d'articles;
2. Sélectionnez References > Find Full Text > Find Full Text;
3. Si vous êtes à l'extérieur du campus, identifiez-vous puis cliquez sur Continue. Si vous êtes sur le campus, vous pouvez sauter l'étape d'authentification et cliquer Continue;
4. Les résultats de la recherche s'afficheront dans la fenêtre des groupes. Si le fichier PDF est repéré, il sera inséré dans le champ File Attachment de la référence. Si seulement un URL est disponible, il sera ajouté au champ URL.
   

EndNote utilise plusieurs outils pour repérer et télécharger le texte intégral de vos références bibliographiques: liens Web of Science et PubMed, DOI (Digital Object Identifier), résolveur OpenURL (SFX) de votre institution, etc. L'efficacité de la fonction Find Full Text est donc très variable car elle dépend de la présence de certains éléments dans la référence, de la structure des données du côté du fournisseur et, bien entendu, de la taille de la collection de votre institution.

Repérer le texte intégral de la référence

La fonction OpenURL Link permet de localiser le document à l'aide du menu SFX de votre institution.

1. Sélectionnez le document pour lequel vous voulez lancer le service, puis faites References > URL > OpenURL Link. Cette fonction est également disponible via le menu contextuel;
2. La fenêtre du menu SFX s'ouvrira dans votre navigateur avec différentes options : des liens vers des bases de données ou des catalogues de bibliothèque ou encore le lien pour faire une demande de prêt entre bibliothèques;
   
3. Dans le cas où vous récupérez le fichier électronique, vous pouvez l'insérer dans votre référence. Consultez la page Insérer un fichier ou une image.

La fonction bibliothèque itinérante permet de recréer une bibliothèque EndNote à partir de références ajoutées dans un document Word depuis EndNote.

Notez que les codes EndNote ne doivent pas avoir été retirés du document.

Créer une bibliothèque à partir d'un document Word

1. Dans Word, à l'onglet EndNote, sélectionnez :
   
   • Windows : Export to EndNote > Export Traveling Library;
   • Mac : Tools > Export Traveling Library;
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez si les références doivent être ajoutées à une bibliothèque existante ou à une nouvelle bibliothèque;
   
3. Cliquez sur Ok. Les références sont transférées dans EndNote.

Il y a trois manières de fusionner des bibliothèques EndNote.

Par glisser-déposer

1. Ouvrez les deux bibliothèques;
2. Dans une des bibliothèques, sélectionnez toutes les références à transférer;
3. Faites un glisser-déposer des références vers l'autre bibliothèque.

Avec l'option Copy References To

1. Ouvrez la bibliothèque d'origine;
2. Sélectionnez toutes les références à transférer;
3. Sélectionnez References > Copy References To puis sélectionnez la bibliothèque de destination. La fonction est également accessible par le menu contextuel.

Par importation

1. Ouvrez la bibliothèque cible (celle qui recevra le contenu de l'autre);
2. Dans le menu File, choisissez Import, puis File;
3. Sélectionnez Endnote Library dans Import Options;
4. Sélectionnez la bibliothèque à fusionner avec Choose;
5. Confirmez l'opération avec le bouton Import.

Notez que les groupes et les listes de termes prédéfinies ne sont pas transférés.

La fenêtre d'affichage des références présente dix colonnes par défaut.

On peut déterminer les colonnes à afficher, leur ordre et leur intitulé.

Choisir les champs affichés

Pour choisir quels champs sont affichés :

1. Faites un clic droit sur l'entête de colonne;
2. La liste des champs disponibles s'affichera. Cochez ou décochez les champs au besoin.

Il n'est pas possible d'afficher plus de 10 champs à la fois. Si les champs qui ne sont pas cochés sont grisés, c'est que vous avez déjà 10 champs affichés. Décochez un champ pour le remplacer par un autre.

Pour réorganiser les champs :

1. Cliquez sur l'entête du champ à déplacer et maintenez le bouton enfoncé;
2. Déplacez la colonne à l'endroit désiré.

Renommer les entêtes de champs

1. Sélectionnez :
   
   • Windows : Edit > Preferences, puis Display Fields;
   • Mac : EndNote X9 > Preferences, puis Display Fields;
2. La liste des champs s'affiche. La case Heading permet de modifier le libellé de chaque champ;
   
3. Pour retirer une colonne, sélectionnez [Do not display];
4. Cliquez sur Appliquer, puis Ok.

Pour changer les libellés des champs dans le bordereau de saisie, il faut modifier le type de document, consultez la page Traduire les noms des champs.

Pour traduire l'intitulé des champs dans les bordereaux d'édition de références, il faut modifier les types de documents.

Modifier l'intitulé des champs

1. Sélectionnez :
   
   • Windows : Edit > Preferences, puis Reference Types;
   • Mac : EndNote X9 > Preferences, puis Reference Types;
2. Cliquez sur Modify Reference Types;
3. Dans la nouvelle fenêtre qui s'affiche, sélectionnez dans le menu déroulant le type de document pour lequel vous voulez traduire l'intitulé des champs;
   
4. Pour chaque champ utilisé, inscrivez le nom du champ en français ou dans la langue de votre choix;
   
5. Cliquez sur Apply to all Ref Types pour appliquer les modifications à tous les types de documents;
6. Vérifiez les champs des autres types de document que vous utilisez couramment et faites les modifications aux champs non traduits;
7. Cliquez sur OK pour appliquer le