La fonction Share Library permet de partager une bibliothèque entière (références, groupes et fichiers attachés) avec jusqu'à 100 collaborateurs. Pour chaque collaborateur, vous pouvez indiquer s'il a accès en lecture seul ou s'il peut modifier la bibliothèque (ajouter, modifier, supprimer des références).
Partager une bibliothèque
Vous devez préalablement avoir synchronisé votre bibliothèque avec EndNote Online avant de pouvoir utiliser cette fonction. Attention! Vous ne pouvez synchroniser (et donc partager) qu'une seule bibliothèque. Si vous utilisez plusieurs bibliothèques pour vos travaux, soyez prudent car il y a risque de pertes ou de mélanges de données.
Pour partager une bibliothèque :
- Cliquez sur Share Library

- Une nouvelle fenêtre s'affichera;

- Inscrivez l'adresse de courriel de votre collaborateur. Assurez-vous d'utiliser l'adresse associée à son compte EndNote Online;
- Au menu déroulant Permission, sélectionnez le type d'accès que vous souhaitez lui donner :
- Read & Write : Possibilité d'ajouter, modifier ou supprimer des références;
- Read Only : Lecture seule;
- Vous pouvez ajouter une note à son attention au besoin;
- Cliquez sur Invite. La personne recevra un courriel d'invitation.
Pour voir la liste des personnes avec qui vous partagez votre bibliothèque, cliquez sur Share Library
. Les personnes avec qui vous avez partagé la bibliothèque, ainsi que le type d'accès qu'elles ont, seront affichés.
Modifier ou retirer les droits de partage
- Cliquez sur Share Library
; - Une nouvelle fenêtre s'affichera avec la liste des personnes que vous avez invitées;
- Appuyez sur
pour accéder aux options; - Sélectionnez Remove pour supprimer le partage avec cette personne ou changez le type d'accès qu'elle possède.
Accéder à une bibliothèque partagée par une autre personne
Pour accepter l'invitation d'une autre personne :
- Cliquez sur le lien ACCEPT dans le courriel d'invitation;
- Sur la page Web qui s'ouvre, connectez-vous à votre compte EndNote Online;
- Un message de confirmation s'affichera.
Pour ouvrir la bibliothèque partagée :
- Dans EndNote, faites File > Open Shared Library;
- Sélectionnez la bibliothèque à ouvrir. Elle est identifiée par l'adresse courriel de la personne.
La bibliothèque peut ensuite être utilisée comme toute autre bibliothèque. Selon le type d'accès que la personne vous a donné, vous pourrez ajouter, retirer ou modifier des références ou alors seulement consulter les références puis les citer dans un document Word. Il est possible de copier ces références dans votre propre bibliothèque.
Pour visualiser les modifications apportées à la bibliothèque partagée (ajouts, suppressions, modifications), cliquez sur l'icone
.
Notez que les bibliothèques partagées par d'autres personnes ne sont pas accessibles dans EndNote Online et EndNote pour iPad.